Quanto de papel você gasta para uma equipe de dez pessoas?

Pode parecer inteligente manter os métodos tradicionais de arquivamento, principalmente nestes tempos de vacas magras, especialmente em comparação com a implementação de uma nova aplicação de gestão de documentos.

Na realidade, os custos anuais de manutenção de um sistema de papel são enganosamente alta. Nesta série de posts, vamos supor que sua pequena empresa ou departamento tem dez funcionários. Quanto custa para manter um sistema de pastas de registros em papel?

Escritório e espaço de armazenamento

As estimativas atuais indicam que ainda hoje 50 a 70% de espaços em escritórios são dedicados ao armazenamento de registros em papel.  Um armário em média ocupa 15,7 metros quadrados (não se esqueça de contabilizar o espaço necessário para abrir a gaveta). O aluguel de escritório nos EUA é de US $15-US $20 por metro quadrado ao ano. Enfim você gasta US $236 apenas para o setor imobiliário.

A propósito, outra métrica utilizada no planejamento do espaço é que você precisa de pelo menos 100 a 150 metros quadrados por funcionário. Eliminando seis grandes armários você tem espaço para mais uma estação de trabalho.

E sobre os arquivos de quatro anos atrás? Provavelmente, eles estão armazenados no porão do edifício ou em algum armário distante. É razoável supor uma unidade de armazenamento pequeno de pelo menos US $100 por mês, ou $1.200 por ano.

Com dez armários pequenos, um armário de armazenamento, e talvez um novo gabinete de arquivo por ano ($ 250) e um lote dessas caixas de papelão com tampas (US $40), O custo total de um escritório com espaço de armazenamento seria de $4.200