Quanto de papel você gasta para manter dez pessoas?

A série deste mês olha para os custos ocultos de manutenção de arquivos em papel comparando com um sistema de gestão documental digital. Se o seu pequeno negócio ou departamento emprega dez trabalhadores, quanto a manutenção de arquivos em papel custa anualmente?

Em nosso último post, calculamos que o custo de fichas em papel apenas em termos de espaço em metragem é $4.200 anualmente. Talvez o espaço não seja uma questão de problema em sua empresa, mas queremos lhe mostrar que um Software de gerenciamento de documentos economiza dinheiro.

Adicione os custos de impressão de todos os seus registros, o papel, etc.

Se você tem o hábito de manter documentos em papel arquivados, isso significa um monte de impressão, um monte de fotocópia e um monte de A4.

A média é de que um trabalhador consome 10.000 folhas por ano cerca de US $40 por trabalhador. Até o final do ano, corre o risco de subir para $800 em papel em branco.

A despesa que realmente aumenta a pressão arterial do gerente de escritório não é papel, mas tudo relacionado a ele: tinta, toner, impressora, reparação, copiadora, etc. De acordo com estudos, a impressão, cópia, encadernação e outras manipulações, gastam em média quase seis vezes mais que o custo do papel em si.

A implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos não significa que você nunca vai imprimir ou copiar nada de novo, mas ter um arquivo digital abrangente significa que esses custos de estoque de papel, impressão e cópia será substancialmente menor.

O custo total de papel e apetrechos em média é de $5.600