A série deste mês olha para os custos ocultos de manutenção de arquivos em papel em comparação com um sistema de gestão documental digital. Se o seu pequeno negócio ou departamento emprega dez trabalhadores de escritório, quanto cada um pode custar anualmente? O montante pode surpreendê-lo.

Até agora, em nossa análise de custos de arquivamento-pasta-papel, as despesas anuais incluem espaço para escritório ($4200), papel e gráfica ($5600).

Isso é um pedaço considerável da mudança a ser feita por esta pequena equipe, mas esses montantes juntos nem sequer ultrapassam a maior despesa do escritório envolvido com arquivos de papel.

Caminhando até o armário de arquivo

Diante disso, caminhar até o gabinete do arquivo parece ser insignificante, mas se você somar as ineficiências do uso de arquivos de papel, você encontrará  um enorme empecilho para a produtividade.

Se demora cinco minutos para um funcionário que custa US $20/hora para se levantar de uma mesa, para encontrar o armário de arquivos, talvez  ele(a), faça isso cinco vezes por dia - então isso é mais de 100 horas por ano “procurando” por arquivos.

Por outro lado, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em toda a empresa traz o documento desejado instantaneamente.

Se você dobrar os cinco minutos para colocar cada arquivo de volta em seu devido lugar, então é cerca de US $4000 em salários por pessoa, por ano. Se você tem uma equipe de dez funcionários, o custo é de cerca de US $40.000.

Isso é o equivalente a um funcionário dedicado exclusivamente a procurar papel.

Os custos em média totais do trabalho de rotina são de $40.000