Quanto de papel você gasta para uma equipe de dez pessoas?

Continuando a série custo benefício no uso de papel ou arquivo digital em nosso último post, falamos do tempo, que seria em média cinco minutos, que uma pessoa leva para levantar e se deslocar até um armário para encontrar uma pasta de arquivo. Mas o que acontece se ele não estiver lá? Será muito mais do que cinco minutos para encontrar um documento extraviado.

Isto, obviamente, acontece mesmo com arquivos digitais guardados no Windows sem um sistema de gerenciamento de documentos eficaz. Os funcionários às vezes não conseguem lembrar como um arquivo antigo foi nomeado ou onde foi salvo.

Arquivar Incorretamente

Pricewaterhous e Coopers (uma das maiores prestadoras de serviços profissionais do mundo nas áreas de auditoria, consultoria) analisaram os números e descobriram que custa US $120 para procurar todos os arquivos equivocadamente e US $220 para recriar um documento perdido.

Com o software de gerenciamento de documentos M-FILES, com a indexação de palavras-chave, controle de versão automática e backup diário, praticamente eliminamos a ocorrência de documentos extraviados.

Em nossa hipotética equipe de dez pessoas, talvez três itens são arquivados incorretamente por mês, e vamos dizer que uma vez por mês esta equipe tem de voltar a fazer algo que fez antes, pois simplesmente não conseguem encontrar o arquivo em lugar algum.

Estas são suposições conservadoras. Você pode ter dificuldades como estas a cada semana. Por exemplo, se você tem os arquivos mais antigos armazenados, você pode ter dificuldades semelhantes toda vez que precisar encontrá-lo.

Os custos totais de procura, geração e reelaboração de documentos (Arquivos Incorretos) são em média $7.680