Quanto de papel você gasta para manter dez pessoas?

Nesta série, nós investigamos os custos de suprimentos, trabalho, armazenamento e erros que normalmente ocorrem quando você arquiva registros em papel. Qual é o custo total anualmente para uma equipe de dez pessoas? Novamente iremos surpreender você.

O custo total de arquivos em papel para um escritório de dez pessoas seria em média US $56.980. Como dissemos, é surpreendente.

Com uma aplicação simples custando cerca de 1/10 deste montante (estimativa com base em 10 empregados), seu escritório pode poupar espaço, tempo e dinheiro.

Quanto custa um sistema de gerenciamento de documentos digitais?

O Software tem seu próprio conjunto de custos, porém o trabalho necessário é apenas instalar, personalizar modelos e fluxos de trabalho, treinamento de funcionários, e manutenção de TI. A inteligência por trás do software de gerenciamento de documentos M-FILES reside na sua simplicidade, o que torna estes custos surpreendentemente pequenos.

Por exemplo, não é preciso muito para começar a transição digital e indexar novos documentos em todo o escritório. Um designer de máquinas e fabricante, instalou o sistema M-Files em seu servidor no fim de semana, deu um breve treinamento para seus funcionários na segunda-feira, e o departamento estava instalado e funcionando já recuperando documentos arquivados.

E sobre a personalização do software para seus processos de negócios reais? M-FILES utiliza o software para criar modelos de banco sofisticados em todos os seus contratos legais. O software é tão simples, que pode usar funcionários de qualquer nivel para fazer a maior parte do trabalho braçal da sua configuração.

“M-FILES é uma solução fora da caixa". Nós provavelmente investimos menos de 100 horas na implementação inicial, onde estávamos tendo encontros diários para configurar a estrutura de arquivos, e entender sobre como queríamos guardar as coisas, e assim por diante.

Com os esforços, este simples sistema de gerenciamento de documentos e arquivamento eletrônico pode se tornar uma realidade em seu escritório, com menos de um décimo do seu orçamento anual que é dedicado a arquivos de papel. Um  DMS (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) é, em grande parte, uma despesa única e não um custo recorrente como arquivos de papel. Use a DMS apenas dois anos, e seu pequeno escritório poupará mais de US $100.000.

E o melhor de tudo, não custa nada experimentar M-FILES e ver se ele funciona para sua empresa.