Quando Nanco Edelman e Richard Keijser começaram a Dutch Separation Engineering (DSE) Oil & gás a pouco mais de um ano atrás, um dos primeiros passos foi a compra de um sistema ERP (Software de Gestão Empresarial), eles sabiam que um aplicativo ERP seria importante  para gerenciar os detalhes de planejamentos financeiros dos projetos de engenharia, separação  de qualidade de energia etc. Mas eles sabiam que precisavam de algo mais.

Somos uma empresa jovem,  o meu sócio e eu viemos  de  empresas com sistemas de dados de grandes dimensões. Sabiamos por nossa experiência passada que precisaríamos de um pouco mais de controle do que o ERP sozinho, diz Eelman.

Por exemplo, é muito difícil manter o controle de documentos e seus números de versão, quando acabamos de armazenar tudo em pastas de projetos ou em um disco rígido principalmente se você esta procurando documentos específicos de um ano atrás, encontrá-los fica por vezes difícil e ineficiente, também é muito difícil determinar o status dos documentos encontrados, onde exatamente no processo de revisão, o documento ou desenho se encontra.

Queríamos um sistema de rastreamento de versão para AutoCAD, (para esquemas elétricos), Word,  Excel,  arquivos e também  anexar metadados básicos a todos os documentos produzidos para pesquisa rápida de arquivos. Metadados incluiria não só um número de projeto, mas um conjunto básico de atributos descritivos, como nome do cliente, informações de contato, tipo de documento, datas, estado de revisão, e assim por diante.

A solução veio com a adição de software de gerenciamento de documentos M-Files, que oferece uma plataforma de banco de dados, simples e flexível. M-Files atribui metadados para os documentos criados com qualquer aplicativo do Windows e integra diretamente ao sistema operacional de forma comum.

Com a ajuda de um servidor de hospedagem do distribuidor M-Files, na Holanda, fomos capazes de ligar diretamente o sistema para o gerenciamento de qualquer empresa.

Cada novo item no M-Files está associado a um número de projeto gerado no sistema ERP. A ligação fornece automaticamente novos projetos e informações de contato do ERP para o banco de dados M-Files. Ao salvar qualquer tipo de documento através de M-Files, os funcionários simplesmente escolhem o número do projeto a partir de uma lista, e o resto da pesquisa descritiva preenchem a partir do banco de dados.

Todos os documentos ficam bem guardado em M-Files, até mesmo as entradas de e-mail de clientes são indexados digitalmente.

Se recebemos uma fatura de um fornecedor o M-Files automaticamente inclui a informação no metadados associado e processa a fatura de acordo com um fluxo de trabalho personalizado.

Fomos ainda mais longe criando modelos que exibem os atributos do projeto no cabeçalho da página em várias aplicações diferentes, como Word, Excel, etc, ganhando uma enorme quantidade de tempo. Por exemplo, podemos gerar um arquivo de conclusão do projeto com todo o nosso trabalho final,  anteriormente teriamos  que abrir todos os documentos, abrir todos os cabeçalhos, alterar os cabeçalhos, e salvar os documentos.

O M-Files atualiza os cabeçalhos automaticamente, então o que  levaria  metade de um dia, agora fazemos em meia hora.

Tudo se resume a um grande ganho de tempo.

A estrutura formalizada no fluxo de trabalho, buscas de documentos e modelos automáticos, mantem os nossos projetos  em expansão, diz Eelman.

Estamos realmente à frente de nossos clientes.

Estamos extasiados com o novo sistema.

Todos os nossos funcionários, e também nossos parceiros que escolheram a M-Files estão muito felizes em utilizá-lo.

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