O Sistema de Gestão Documental M- Files sincronizado com o novo site de uma distribuidora de livros

Disse Lahrichi, proprietário da UFI Corporation, uma distribuidora de livros localizada em VA Annandale (Estado Norte da Virgínia/Condado Fairfax). Eu recomendo M-Files para as pequenas empresas, empresas de médio porte e até grandes empresas. Este software faz qualquer tipo de trabalho de escritório incrivelmente bem.

Lahrichi está levando sua pequena empresa a um passo adiante com software de gerenciamento de documentos M-Files. Há mais de três anos, UFI tem usado o sistema para manter o controle de todo o seu trabalho administrativo, bem como seu inventário diversificado de produtos, que além de livros e materiais educativos, inclui meios digitais e eletrônicos.

Agora UFI está no meio da construção de um novo site baseado no carrinho de compras que atraiu automaticamente após a detalhes update (atualizados), de produtos já armazenados no banco de dados M-Files.

Explica Lahrichi: "Qualquer documento que se refere a um produto específico, armazenamos no sistema M-Files com todos os metadados associados com esse produto". Incorporação tags (informações) , de metadados aos documentos é uma estratégia simples e eficaz de gestão de documentos M-Files, que permite aos usuários adicionar palavras-chaves e ajudam a identificar um arquivo muito mais rápido. Para ofertas UFI, Lahrichi incorpora todos os detalhes do inventário: a editora, número de publicação, título, autor, descrição, número de páginas, peso do transporte, preço unitário, e assim por diante.

Os metadados no M-Files permitem que os empregados localizem o arquivo correto em um instante. Consultas de dados precisos também atuam como uma ferramenta útil de análise. "Quantos títulos que eu tenho de um editor particular?” Uma pesquisa da M-Files dá não só a resposta, mas também traz os documentos importantes relacionados com a questão - faturas, descrições de produtos, listas de preços, etc.

Uma vez que este esquema de metadados está em operação, o conteúdo do banco de dados pode ser facilmente ligado a outros sistemas de TI, utilizado em faturamento para sua base de clientes, ou, no caso da UFI, um servidor web pode publicar informações sobre o produto atualizado para uma página web online.

Um escritório eletrônico com bases acessíveis

Eu fiz um monte de pesquisa sobre os sistemas de gestão de documentos. A maioria das soluções que eu encontrei foi extremamente de alto custo. Felizmente eu encontrei M-Files. Para nós, o preço era acessível, e uma vez que começamos a testá-lo, descobrimos que ele se encaixa muito bem no Windows e é de facil aprendizagem, diz Lahrichi.

Os controles M-File integram diretamente na interface do Microsoft Windows. Os funcionários podem fazer os comandos do arquivo em qualquer aplicativo do Windows como fariam antes,
eles podem pegar o básico de M-Files em menos de duas horas, diz Lahrichi, a partir daí, podem construir um o sistema gradualmente, acrescentando aos fluxos de trabalhos personalizados, mais metadados, ou novos modelos à medida que avançam.

Modelos feitos em MS Word ou Excel, por exemplo, formam a base para a entrada de novas informações sobre o produto para o sistema. Um funcionário só precisa preencher todos os dados básicos para um novo produto na forma definida, o M-Files incorpora automaticamente os espaços em branco concluindo os atributos em seu banco de dados.

Esta entrada de dados de uma única vez executa o trabalho em dobro, o conjunto de dados é usado tanto como detalhes do catálogo de loja online da UFI, como metadados incorporados em cada documento de negócios futuros associados com o produto. A indexação permite encontrar arquivos de referência com base em qualquer detalhe do produto.

Os modelos são outra excelente característica do M-Files, diz Lahrichi. Modelos automáticos facilitam administrar o nosso catálogo e nos permite recuperar rapidamente muitas informações diversas. Nós economizamos muito tempo, uma vez que não tem que reintroduzir os dados do produto.

Lahrichi planeja ter nova loja on-line da UFI Corp aos clientes finais ainda este ano. Nesse meio tempo, a empresa está desfrutando de um escritório simplificado que ele estima ser 98% sem papel.

Nós controlamos cada pedaço de papel que vem para a empresa com M-Files, diz ele. Achamos esse aplicativo de gerenciamento de documento muito flexível e poderoso. Ele funciona muito bem e você pode continuar a melhorar o sistema pouco a pouco, no seu próprio ritmo. Você pode moldar o sistema em qualquer solução que você precise.

Sobre UFI Corporação

UFI é uma editora e distribuidora de vários livros, livros de áudio, DVDs e uma variedade de outros produtos que incluem eletrônicos, saúde e higiene, software e livros infantis brinquedos que servem para os 9 milhões de muçulmanos na América do Norte. UFI realiza atualmente mais de 1.500 produtos de editores, fabricantes e fornecedores de todo o mundo. Com o lançamento de seu novo site este ano (2010), UFI está se esforçando para aumentar a oferta de produtos para 10.000 no final do ano.

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