Os Navios da Inco (Sydney), oferecem aos fabricantes e distribuidores uma forma de terceirizar a totalidade de suas operações de transportes marítimos. A Inco tem uma frota de 15 embarcações de carga completa com toda a tripulação, suprimentos e conhecimento técnico para uma travessia transoceânica segura.

Segurança e qualidade são as principais prioridades ao manusear cargas de outras pessoas, os gerentes da Inco analisam e veem os procedimentos dos navios, listas de verificação quatro vezes por ano. A dificuldade veio com a comunicação de mudanças com as tripulações.

Nós usamos para imprimir milhares  de manuais de folhas soltas a cada trimestre e publicá-los para fora de cada um dos navios, explica Andrew Dally, Managing Director. Nós esperávamos que o pessoal a bordo do navio fossem tomar as páginas antigas e substituí-las com as ja revisadas, o que não   foi feito corretamente.

Obtendo todos os navios na mesma página

Dally olhou para uma solução de documentos eletrônicos para ajudar tanto a gestão dos ciclos de revisão contínua, quanto  a distribuição dos protocolos atualizados.

Ele se deparou com o software easy-to-use, ( Fácil de usar), o gerenciamento de arquivos M-Files através de uma pesquisa na Internet, o pacote de software cria um depósito central para todos os documentos da empresa que os funcionários podem acessar com segurança a partir de qualquer PC. M-Files, geralmente resolvem problemas de acesso a arquivos para as empresas dividas entre filiais. No caso da Inco, as suas filiais estão flutuando por todo o Pacífico.

Agora, o processo para a produção de garantia de segurança e qualidade manual da tripulação é totalmente eletrônico, diz Dally. Uma vez que os manuais são publicados, eles são automaticamente acessíveis a cada um de nossos navios via Fineline (linha fina), ou por satélite.

Diminuindo ciclos de revisão colaborativa

Embora os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos marítimos garantam a versão correta de orientações, as características de fluxo de trabalho em M-Files suaviza o processo de verificação trimestral de volta em Sydney. Os gerentes agora podem facilmente ver quais os itens que passaram por avaliação, e os que ainda aguardam aprovação.

Os ganhos de eficiência obtidos pela M-Files libera mais tempo para os gestores. Isso nos dá a chance de realmente fazer melhorias no processo, ao invés de apenas trabalharmos  através de uma outra revisão manual.

Desde a sua aprovação para documentos de segurança e controle de qualidade, os gerentes têm encontrado novos usos para o software, tais como centralizadores de  registros de pessoas,  contratos de tripulação, e folhas de pagamentos. Os líderes da tripulação no mar têm agora acesso imediato às últimas atualizações e informações de recursos humanos.

Nós recentemente completamos dois externos ISM [Gestão de Segurança Internacional] Código de auditorias, diz Dally. Ambos os auditores elogiaram independentemente o uso de M-Files no que diz respeito ao controle de documentação e ao fato de que os nossos manuais de qualidade foram subindo rapidamente.

Sobre Inco Navios Pty Ltd

Navios da Inco é uma operadora de propriedade australiana, empresa com sede em Sydney, especializanda  em todos os aspectos de gestão de navios. Navios da Inco fornecem qualquer combinação de equipe técnica, serviços de segurança ou comandam as funções operacionais ou comerciais de uma variedade de missões marítimas. Para obter mais informações visite: www.incoships.com.au