Clínica de cardiologistas trata todas as solicitações e relatórios digitalmente

Richard Heap coordenador de TI da Cardiology Associates, fornece uma ilustração numérica do volume de papelada que percorre seus escritórios de cardiologia. Por dia uma equipe de sete cardiologistas recebe mais de 75 solicitações de fax para renovação de receitas, resultados de testes clínicos de vários laboratórios e hospitais, e mais de 90 mensagens de voz de pacientes, médicos solicitantes e clínicos.

 “Nós costumávamos ser inundados por papéisl, faxes e os livros de registro de chamada de telefone", diz ele. "Cada pedido exigia processamento em tempo hábil e também precisava de capacidade para verificar que cada tarefa fosse concluída."

O fato de que a equipe com 42 membros de Cardiologia não estava sempre no mesmo horário ou no mesmo escritório, complicava a situação. Muitas vezes era difícil determinar se os outros já tinham cumprido um pedido ou não, eram muitos itens a serem  tratados por programaçoes diferentes e que trabalhavam em três locais diferentes do escritório.

A manipulação de um fluxo constante de comunicados foi apenas um desafio, diz Heap. Cada interação com um paciente necessitou de uma extensa documentação. Cada dia a clínica gerarava mais de 50 relatórios de diagnósticos, 75 visitas ao escritório e mais de 60 relatórios clínicos electrônicos ao mesmo tempo, recebendo 40 documentos detalhando, fora consultas hospitalares, produção e aprovação de relatórios o que  consistia em muitas etapas de fluxo de trabalho entre médicos e funcionários.

"Com as novas regulamentações HIPAA, precisávamos de um registro que processassem todas as informações. Tínhamos que ter uma cópia corretamente arquivada e recuperável de toda a documentação para todos os pacientes ", explica Heap. "O fato de que temos mais de 100.000 pacientes de registro, 32.000 dos quais estão atualmente ativos, exigiu um sistema abrangente que iria impor rigor e responsabilidade".

A solução de gerenciamento de documentos M-Files

Heap descobriu e aprendeu sobre software M-Files a partir de uma pesquisa na Internet para produtos de gerenciamento de documentos. A simples lógica de indexação do documento M-Files deu a Cardiology Associates flexibilidade suficiente para moldar o sistema e atender todas as suas necessidades. A clínica ganhou não só a manutenção de registros automatizados necessários para o cumprimento HIPAA, mas também uma solução prática todos os dias para fazer suas operações de escritório fluir mais precisamente, quando se tratava de lidar com documentação detalhada. Heap descreve as capacidades mais importantes oferecidos pela M-Files, para a clínica:

Conteúdo centralizado - O sistema M-Files consolidou todo o conteúdo do Windows gerado em uma central, que resolveu o problema de escritórios dispersos de Cardiologia. O arquivo aparece no Windows Explorer como se fosse uma unidade padrão. Todos os usuários podem salvar e encontrá-los em uma unidade, independentemente de qual estação de trabalho eles usam. Todos os documentos clínicos, arquivos de onda de correio de voz, HL7 (Saúde Nível 7) arquivos XML, transação, bem como quaisquer faxes relacionados com qualquer paciente, agora são recuperáveis a partir de uma única consulta de qualquer lugar na rede.

Tags (palavra-chave) simples para o fluxo de trabalho - No M-Files, qualquer documento do Windows pode ser incorporado por tags, palavras-chave descritivas como, nome do paciente ou número de inscrição. Estas palavras servem para indexar o documento para posterior recuperação, e determinadas marcas também podem indicar o status do documento dentro do seu fluxo de trabalho, se uma tarefa for concluída, um documento está aguardando aprovação, ou outro follow-up (acompanhamento) necessário para controlar as solicitações de telefone ou fax, os funcionários podem simplesmente salvar um modelo de MS Word da mensagem com a tag (palavra-chave) adequada,  a mesma abordagem administra as edições  e aprovações  de processos iterativos de transcrições e relatórios.

Rastreamento Histórico - M-Files mantém todas as versões antigas de todos os documentos de aplicativos do Windows, e registra cada revisão com o usuário, hora e data.

Importação e Exportação - Heap relata que é simples de criar legados em documentos para M-Files e indexá-lo de acordo com termos-chave de metadados. Da mesma forma, consultas simples podem isolar determinados conjuntos de tipos de documentos para fácil exportação.

Segurança - A M-Files, também satisfez os requisitos de segurança rigorosos que vêm com a manipulação de dados médicos do paciente, um elemento primário de conformidade HIPAA. A Cardiology Associates, pode limitar o acesso a documentos confidenciais para somente usuários autorizados, e isso pode ser feito em uma base de documento. A M-Files também integra diretamente com o Microsoft Active Directory, para que os usuários e grupos do Windows existentes possam perfeitamente e com segurança acessar o sistema M-Files com as suas credenciais de conta existentes.

Heap relata: "Temos agora integrado M-Files em todos os  nossos processos diários, eu não posso imaginar como seria capaz de forma eficiente e precisa cuidar de nossos pacientes sem M-Files".

Sobre Cardiologia Associates, P.S.C.

Cardiologia Associates, P.S.C. especializado no diagnóstico, gestão e tratamento de doenças cardiovasculares. Seu laboratório de diagnóstico on-site permite que avaliações com eletrocardiogramas, teste ergométrico em esteira, bem como vascular, ecocardiografia e cintilografia de perfusão miocárdica. Médicos Cardiologia Associates estão disponíveis em cada um dos quatro hospitais Northern Kentucky 24 horas por dia. Para obter mais informações, visite: www.nkyheart.com