Prática de Direito Penal elimina papel para todos os documentos

Mark Meyer advogado criminal federal também atua fora do seu escritório em Iowa City desde 1977. O escritório registra casos  da mesma forma há anos, o armazenamento de documentos arquivados em papel e casos atuais em vários computadores  pessoais. Recentemente, Meyer decidiu por uma abordagem totalmente digital para lidar com sua carga de trabalho legal através de uma solução de software simples para gerenciamento de documentos.

 “Por curiosidade, eu tentei o software de arquivamento eletrônico M-Files para ver se havia uma maneira melhor de fazer as coisas", recorda Meyer. "Eu conversei com um representante da M-Files sobre o que eu precisava para configurar minha empresa e em sua experiência me sugeriu a adoção do novo sistema M-Files e um projeto que eu deveria seguir, eu concordei e estou certamente feliz pelo que fiz. Tenho desde então recomendado M-Files para outros advogados."

Ao invés de ter documentos espalhados em locais diferentes, seus discos rígidos em casa, no escritório ou em pastas de arquivos de cópias impressas, todos os seus registros estão agora contidos em um arquivo eletrônico central. Qualquer arquivo pode ser acessado de forma segura através de qualquer computador, independentemente da localização.

Este novo aprimoramento permite que Meyer trabalhe a partir de casa ou do tribunal com todos os documentos e referências. Ele também elimina a confusão sobre as versões de arquivos e onde eles estão.

 “Para mim, obviamente, é bom ter tudo em um único sistema, arquivos de processamento de texto, planilhas, arquivos de imagem, qualquer coisa sem que eu precise sem me locomover.", diz Meyer.

Uma simples pesquisa traz imediatamente a versão mais recente dos documentos judiciais, M-Files permitiu a Meyer anexar propriedades descritivas e palavras-chave, conhecidas como metadados, aos arquivos gerados por qualquer tipo de aplicativo do Windows. "Eu salvo documentos com palavras-chave de cliente e número do processo, bem como propriedades que denotam diferentes classes e subclasses de documentos, juntamente com outras marcas que me mostram onde o arquivo está no processo."

M-Files preserva automaticamente versões antigas de arquivos de aplicativos sem gerar vários nomes de arquivo. A busca por um tipo de documento eo nome do cliente irá sempre trazer a Revisão mais nova, ou seja, a versão mais atualizada.

"Uma vez que os sistemas judiciais estão se movendo em direção ao arquivamento eletrônico, M-Files funciona muito bem", diz Meyer. "Você pode acompanhar todos os seus materiais digitalmente em M-Files e enviar a versão final por meio electrônico.

“Outra grande vantagem é a eliminação de arquivos de papel. Nós digitalizamos  todos os documentos em papel que vêm para o escritório,  depois que o caso termina, você não precisa mais se preocupar em como manter as cópias em papel, porque os arquivos eletrônicos estão lá e os backup, são feitos automaticamente", diz Meyer. "Você pode definitivamente armazenar casos antigos e consultá-los mais fácil com o M-Files do que você costuma fazer com documentos em papel."

Meyers acha que o software simples e acessível trás  uma solução atraente para profissionais da área jurídica. Procuradores ganham uma maior flexibilidade de trabalho e pode responder mais rapidamente às necessidades do cliente com um sistema de gerenciamento de documentos.

"Eu recomendo M-Files para outros escritórios de advogados, por três razões principais. Primeiro, você pode ter acesso fácil a todos os seus arquivos a partir de casa ou do tribunal. Segundo, você pode eficazmente manter o controle de revisões ao mesmo tempo que documenta o seu processo. Em terceiro lugar, você não tem que lidar com arquivos de papel. "

Experimente M-Files gratuitamente como Mark Meyer.