O Software de controle de documentos inclui ferramentas colaborativas e  qualquer pessoa pode utilizá-lo.

Conseguir uma equipe de funcionários para seguir corretamente uma complexa cadeia de procedimentos de trabalho, por vezes, requer muito treinamento. Mesmo assim, erros, pontos divergentes, e falta de comunicação ainda atormentam um ciclo de fluxo de trabalho.

Ao invés de dar vários cursos de reciclagem em todos os passos que devem ser seguidos, pode-se, automatizar o processo usando o software de gerenciamento de arquivos. Com a automação, os funcionários não precisam se lembrar de todos os pontos menores de procedimentos, eo sistema garante que eles não deixarão de fora nenhuma das informações necessárias e importantes no processo.

O sistema rastreia onde os documentos ficam no fluxo, tornando fácil monitorar o progresso do trabalho.

Configurando o fluxo de trabalho personalizado baseado em seus processos de negócios pode soar como uma tarefa demorada para uma equipe de cientistas da computação, mas o software de controle de documentos de fácil utilização, da  aos administradores ferramentas simples para configurar e gerenciar o fluxo de trabalho sem programação. Os gerentes também podem adicionar os processos de negócio automatizados de forma gradual e ajustá-los ao longo do tempo.

Aqui estão algumas técnicas básicas utilizadas nos sistemas de gerenciamento de documentos para ajudar a melhorar o fluxo de trabalho.

Etiquetas de status de conclusão - Para um documento recorrente com vários colaboradores, os funcionários podem salvar os arquivos não apenas pelo nome, mas também pela fase de acabamento dentro do processo global.

Estas tags (palavra-chave),  "metadados" podem ser tão simples como "a primeira fase concluída" ou "à espera de aprovação do gerente." Indicadores como estes provam a  identificação de onde o trabalho precisa fluir na etapa  seguinte.

Notificações automáticas - uma vez que uma determinada ação é executada ou uma etapa de um processo é atingido , o sistema pode enviar notificações electrônicas  para quaisquer números de usuários.

Digamos que um documento recorrente é salvo com o status "à espera de aprovação do gerente", o sistema envia automaticamente um e-mail ao gerente lembrando-a de revê-lo com um link para o arquivo. Não há necessidade de envio de anexos grandes o que podem tornar os documentos redundantes e confundir versões. Sistemas de gerenciamento de arquivos também podem inserir automaticamente lembretes do calendário para prazos futuros em aplicações como o Outlook.

Modelos integrados - Tradicionalmente, um novo processo de trabalho é excluido por algum tipo de formulário detalhando as informações básicas. A ordem de serviço ou uma cotação de preço, por exemplo, podem induzir uma série de ações entre várias equipes de trabalho. Uma forma inicial feita no modelo do Word ou Excel pode fornecer os dados essencial - com o nome, endereço do cliente, número do projeto, e assim por diante,  no banco de dados do sistema de gestão de documentos, que pode preenche-los  automaticamente posterioriormente  no processo.

Auto suficiência técnica através de modelos simples adicionam  consistência aos processos de negócios comuns, fornecendo informações completas para formulários sem que os  empregados necessitem refazê-los . Além disso, os modelos podem ser integrados dentro de um fluxo de trabalho. Por exemplo, uma data em um modelo de pedido de tarefa pode ser usada para calcular datas de vencimentos ou lembretes automáticos posteriores.

Fluxo de trabalho Systems Management existia apenas nas maiores corporações, mas, hoje, com uma variedade de preços acessíveis "out-of-the-box"( Fora da Caixa),  soluções de arquivamento digitais,as  empresas de pequeno e médio porte podem usar muitas das mesmas táticas.

Os resultados de automatizar o fluxo de trabalho pode ser transformador; com algumas etapas automatizadas, as empresas ganham comunicação consistente, manutenção de registros precisos, e um processo de negócios simplificados que são mais rápidos e muito mais eficiente do que antes.