Como evitar os transtornos com arquivo de trabalho que também são utilizados fora do escritório?

De acordo com uma recente pesquisa 70% dos executivos têm funcionários que trabalham regularmente fora do escritório; uma tendência que  provavelmente vai continuar crescendo.

Levar trabalhos para casa ou para qualquer outro lugar  pode ser vantajoso porém  também   perigoso do ponto de vista de gerenciamento de dados. Como as pessoas copiam o que elas precisam dos servidores dos escritórios e unidades de disco rígido em seus computadores remotos, a empresa perde o controle sobre a segurança de dados e organização. Com o tempo, os gestores acham várias versões de documentos em locais remotos, e a confusão se desenvolve, tendo que “procurar” pela revisão mais recente e mais precisa.

Ao invés  de copiar dados, muitas organizações obtem  acesso remoto seguro através de soluções de software. Os trabalhadores podem logar-se de forma segura para o servidor do escritório através de uma ligação à Internet, por exemplo, e visualizar, e editar documentos como se estivessem fisicamente trabalhando no escritório. Software de gerenciamento de documentos podem tornar as informações da empresa disponíveis para qualquer pessoa com um navegador web, e através de softwares adicionais, os usuários remotos podem acessar aos dados autorizados no banco de dados da empresa, se uma conexão à Internet estiver disponível ou não.

Os sistemas mais avançados mantem as regras de segurança da empresa em documentos fora do escritório bem como o controle de alterações de arquivos e novas revisões, se eles foram feitos no escritório ou em casa.

Agora que trabalhar fora do escritório não é mais uma exceção, e sim uma regra, os administradores de TI devem criar uma infraestrutura que facilite a mobilidade e, ao mesmo tempo protegem  a integridade e a segurança dos documentos da empresa.