O ditado "uma corrente é tão forte quanto seu elo mais fraco" tornou-se mais e mais relevante para as organizações que estão comprometidas com os processos da qualidade. As empresas de sucesso estão constantemente procurando maneiras de automatizar, racionalizar, simplificar e executar seus esforços de melhoria contínua, portanto devem olhar para a metodologia de trabalho do guru Eliyahu M. Goldratt.

A empresa de Goldratt é pioneira na Gestão de Processos Produtivos. Ele é autor de vários romances e obras sobre a aplicação da sua Teoria das Restrições (TOC) e acha que sua abordagem é aplicável à implementação do moderno e orientado sistema utilizando metadados, gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) especificamente para a melhoria contínua.

O básico da teoria das restrições é que qualquer sistema gerenciável pode ser limitado por um pequeno número de restrições, como modelo, podemos citar as áreas de expedição, despesas operacionais e inventário. Dadas essas categorias, TOC é um paradigma popular no setor de produção, onde muitas organizações usam metodologias de melhoria contínua como parte de suas estratégias de crescimento.

A Cadeia: Pessoas, Processos e Tecnologia

A idéia de identificação de cada elo fraco em uma prática ou processo, é corrigi-lo e aplica-lo de forma mais ampla, e quando consideramos o mercado de software empresarial e, em particular, o segmento de gerenciamento de conteúdo corporativo, olhamos para diferentes áreas de impacto: pessoas, processos e tecnologia.

Este agrupamento de elementos tem sido usado desde a década de 1980, quando o professor do MIT, Michael Hammer escreveu sobre o impacto estratégico de gerenciamento de TI em negócios. Pense em todos os três como um sistema integrado e complementar para usar durante a implementação dos programas de melhorias de processos e, a partir de uma visão total, você precisa de todos os três alinhados para esforços bem sucedidos nos processo de reengenharia. TOC é um sistema que tem como objetivo melhorar o fluxo de informações e tornar mais fácil para as pessoas, trabalhar de forma eficaz nos processos de tecnologia.

ECM pode apoiar e incentivar a melhoria contínua quando visto através da lente de TOC. Aqui estão algumas dicas sobre como os princípios da TOC podem ser aplicados:

“O que é medido é gerenciado”

A informação que você precisa para se certificar que consegue alcançar a tomada de restrições, é uma forma de medir o progresso de um sistema. ECM é a capacidade de adicionar metadados e fluxos de trabalho para seus dados de informação e converter documentos para serem discernidos.

Exercer o controle e restrições de forma positiva.

As restrições podem ser problemas ou catalisadores de mudança, mas o sistema de ECM moderno permite que você exerça medidas positivas de controle sobre o sistema. Enquanto muitos vêem procedimentos operacionais padronizados (POPs) como restrições para as empresas, os sistemas de qualidade bem desenhados são usados para orientar as pessoas a trabalhar com maior eficácia. Com ECM, você pode fazer essa política mais acessível e verificar se os funcionários têm lido e compreendido.

ROI Positivo

O fator mais crítico na determinação ROI positivo, para iniciativas de melhoria contínua é a adoção do usuário final. A tecnologia pode promover e recolher os dados para análise, mas o valor real vem de usuários finais que se vêem motivados pelo ECM, como uma ferramenta que melhora a forma como eles lidam com a sua gestão da informação no dia-a-dia.

Tradicionalmente, os produtos ECM foram implementados para o cumprimento regulamentar, e usuários foram "forçados" a usá-los. Usuários, no entanto, se rebelaram e conduziram toda a sua documentação "trabalho" fora do sistema. Com M-Files, os colaboradores não trabalharão fora do sistema, porque nós otimizamos a experiência do usuário, através da nossa interface amigável, integração com Windows e Microsoft Office, além da aplicação personalizada de visualizações dinâmicas, garantimos que não haja mudança de cultura ou necessidade de investimento em treinamentos complexos.

Enquanto você está focado na melhoria contínua de suas práticas de negócios e lucros, você também aplica a Teoria das Restrições. O primeiro passo é identificar as limitações de seus processos. ECMs modernos fornecem um conjunto de ferramentas ideais para não só identificar as ameaças, mas também automatizar a Gestão dos Processos de Riscos.