Quando a perda de dados é igual à perda financeira, os departamentos de TI precisam de medidas preventivas através de back-ups (Cópias de segurança), automáticas. Os trabalhadores de escritório não conseguem evitar em primeira mão a perda de dados.

A perda mais comum geralmente envolve um único trabalho em andamento, o que pode custar o trabalho de dias. Menos comum, mas muito mais devastador, é a perda catastrófica causada por falha de hardware, apagamento acidental, ou desastre natural.

Mesmo um laptop perdido pode ter repercussões em longo prazo sobre o custo dos negócios de uma empresa.

A maneira mais fácil e econômica para controlar a perda de dados em qualquer escala é a rotina de backup de dados da empresa. Como os procedimentos de backup manual ocupam tempo da equipe, torna-se propenso ao erro humano.

Profisssionais de TI recomendam agora back-ups automáticos através de um sistema de gerenciamento de arquivos.

Hospitais e clínicas de saúde, onde a disponibilidade de dados imediato às vezes é uma questão de vida ou morte, são agora obrigados a implementar mecanismos de backup como parte do cumprimento HIPAA.

Um aplicativo de gerenciamento de documento digital coloca arquivos importantes em um arquivo central e faz uma cópia regular de backup para um lugar seguro online.

Backups eliminam muitos dos piores cenários de perda de dados, mas outras ferramentas de gerenciamento de arquivos também podem proteger contra os casos menos graves, porém comuns, de edições de documentos perdidos. Check-in / check-out (Entrada/Saida), procedimentos, por exemplo, evitam que vários usuários editem o mesmo documento ao mesmo tempo.

Alguns sistemas de gerenciamento de arquivos preservam todas as iterações anteriores de documentos de negócios, permitindo aos usuários recuperar versões antigas  depois de exclusões acidentais.

Dados os altos custos associados com as perdas de dados, e ofertas disponíveis para soluções de gerenciamento de arquivo de baixa custo e manutenção, não existe razão até mesmo para as pequenas empresas em adquirir este novo sistema.