O M-Files Cloud Vault é um novo serviço de gestão de documentos, que permite que qualquer documento possa ser marcado, organizado e armazenado na "nuvem" para recuperação instantânea, basta digitar uma tag,(palavra –chave) ou qualquer palavra contida no documento para encontrá-lo imediatamente.

E-mails e documentos em papel digitalizados são totalmente suportados. Com M-Files Cloud Vault, não há necessidade de comprar ou configurar um servidor. O M-Files Cloud Vault é extremamente acessível, a partir de menos de US $20 por mês, por usuário, tornando esta tecnologia acessível a qualquer empresa de lei ou prática jurídica. E como mencionado anteriormente, as empresas também podem implantar M-Files como uma solução local se as políticas de segurança e conformidade específicas exigirem que determinados documentos permaneçam na empresa.

Por que escritórios de advocacia e práticas jurídicas estão cada vez mais utilizando sistemas de gestão documental?

Para que eles sejam capazes de organizar e gerir eficazmente uma infinidade de documentos legais, incluindo registros de clientes, arquivos de casos, contratos, petições, depoimentos, resoluções, pesquisa jurídica, e-mails, documentos em papel digitalizados, e assim por diante. Com M-Files profissionais do direito tornam-se mais eficientes e produtivos porque os documentos corretos estão disponíveis instantaneamente quando necessário. Além disso M-Files substitui os procedimentos manuais de escritórios de advocacia diminuindo possiveis erros e economizando tempo.

Benefícios do Sistema de Gestão de Documentos M-Files em escritórios de advocacia e práticas jurídicas

1. Suporte para qualquer tipo de documento legal:
   
   Qualquer tipo de documento legal ou informações incluindo formuláriosé suportado no M-Files, registros de clientes, arquivos de casos, contratos, petições, depoimentos, resoluções, pesquisas jurídicas, e assim por diante. Além disso, documentos de negócios genéricos associados com o dia-a-dia das operações básicas da prática também podem ser gerenciados e monitorados. E-mail e documentos em papel são perfeitamente aceitos, incluindo a digitalização integrada com OCR (Optical Character Recognition) para a geração de arquivos PDF pesquisáveis.
   
   
2. Sempre encontre o documento certo instantaneamente quando é for necessário:
   
   Uma vez armazenado no M-Files todos os documentos são indexados e pesquisáveis para recuperação instantânea e o acesso ao mesmo é assegurado devido ao histórico integrado de versão, que sempre oferece a versão mais atualizada, bem como disponibiliza versões mais antigas, caso necessário. O M-Files elimina a necessidade caótica e difícil de criar pastas no Windows com um método flexível de classificar e organizar documentos de qualquer propriedade através de tags como cliente, matéria, caso, data, etc. Literalmente, qualquer propriedade pode ser definida, associada, ou marcada, a qualquer tipo de documento. Não há mais procura por onde foi salvo um arquivo.
   
   
3. Um arquivo de documentos jurídico seguro e acessível a qualquer hora, em qualquer lugar:
   
   M-Files fornece a capacidade de configurar facilmente as permissões por documento para assegurar o acesso somente por pessoal autorizado; permissões podem ser definidas de forma individual ou por grupos, como "visível apenas para Parceiros" ou "Read-Only para Todos, editável pela Administração." E com suporte para a Microsoft Active Directory, todas as contas de usuário do Windows e grupos existentes são usados para fornecer "single sign-on" de acesso.  O M-Files também mantém um log de auditoria e trilha completa, tornando mais fácil para visualizar e verificar todas as atividades dos documentos. O acesso remoto também é possível quando for necessário encontrar um documento estando fora do escritório, sendo acessados offline, mesmo quando o acesso à Internet não  estiver disponível.
   
   
4. Automatizar processos de revisão e aprovação de documentos e eliminar o papel:
   
   Melhorar a eficiência e a produtividade, permitindo que o M-Files automatize os processos, como revisão de contrato e de aprovação, arquivamentos de casos, tarefas e notificações para entregas, prazos e obrigações legais. Substitua armários volumosos e processos manuais ineficientes associados com a manipulação de documentos com a digitalização automatizada, classificação e fluxo de trabalho para melhorias na produtividade.