É fácil comparar entre uma loja e outra na compra de uma torradeira ou um par de esquis. Online você compara preços e características, lê os comentários feitos por outros clientes, e tira suas próprias conclusões se adquire ou não o produto.

Já na compra de um software, é uma história diferente.

Aplicativos tendem a ser vendidos como produtos simples, mas quando você entra em sistemas baseados em servidores para negócios com várias licenças, faltam informações básicas para o cliente.

O especialista Steve Oster foi encarregado de encontrar um sistema de gestão documental adequado que atende-se às necessidades de mais de cem funcionários.

O que Oster estava procurando não parecia fora do comum para um escritório comum. A empresa precisava manter a organização dos documentos  com características comuns de controle de versão, segurança e registros de histórico do usuário.

"Há uma tonelada de produtos lá fora, mas, surpreendentemente eu não fui capaz de encontrar (online) nada em termos de conselhos básicos escrito por alguém que tinha implementado a gestão de documentos para uma empresa ou que tinha passado por uma experiência semelhante, que descrevesse o que tinham encontrado e o que  fez. Eu realmente não consegui encontrar nada útil".

Além da falta de informação sobre os software, Oster também descobriu que a maioria dos fornecedores de sistemas baseados em servidor não apresentam preços em seus sites. Porque o custo é um dos principais critérios para a compra, sendo assim, fica impossível fazer comparações significativas rapidamente.

A lista de verificação

Encontrar o caminho até as respostas foi muito mais difícil do que ele esperava, então Oster embarcou em pesquisas mais rigorosas sobre sistemas de gestão de documentos.

"O que eu finalmente tinha que fazer era compilar uma lista de 10 candidatos que poderiam me atender e fazer o minha própria comparação de compras. Minha lista focou inicialmente as ofertas que continham todos os recursos necessários, embora eu não tivesse certeza sobre os custos no início. Eu próprio trabalhei a lista, a instalação e avaliação de cada um ".

Uma vez que ele começou a investigar produtos mais profundamente, ele se deparou com surpresas. O primeiro sistema na lista fornecia uma abundância de recursos impressionantes, mas quando ele finalmente descobriu o preço da aplicação, ele não acreditou.

"Eu não acreditei no preço, foi muito além do que uma empresa do nosso tamanho poderia pagar por sistema de gerenciamento de documentos."

Sua segunda avaliação envolveu um pacote de software que era muito mais acessível e suas características parecia satisfazer sua lista de verificação.

"A única coisa que que achei incomum era que o software já tinha alguns anos sem atualizações. Eu perguntei sobre novas versões, e eles disseram que tinha parado o desenvolvimento do mesmo. A empresa ainda questionada sobre a plaicação e eles disseram que era muito boa, mas seus programadores estavam focados em outros produtos. Quase imediatamente, eu encontrei um bug na versão de avaliação, mas porque não havia mais programadores trabalhando nele, o problemas iria continuar. "

Deparando-se com uma abordagem diferente

Sua terceira tentativa foi um golpe de sorte, diz ele."Eu fiz o download do M-Files, e brinquei com ele um pouco antes de entrar em contato com o setor de vendas. Eu realmente gostei do suporte. Eles respondeu às minhas perguntas e foram muito diretos. Eu não tive de chamá-los - eles me chamaram. Isso é um sinal muito bom. Eles me passaram muita confiança"

Ele não encontrou qualquer bug no M-Files, e o valor cabia dentro do orçamento da empresa. Ele estava muito impressionado com o aplicativo, fácil de usar para rastreamento de arquivos.

"As coisas que você pode fazer com a personalização, os pontos de vista que você pode criar, as regras de fluxo de trabalho você pode aplicar e as estruturas de permissão que orientam os editores e autores de documentos, formou um conjunto muito rico de recursos."

"Eu apresentei para diretoria e fechei o negócio. Depois de instalado em toda a empresa, eu descobri que na verdade existem muitos recursos mais poderosos dentro do M-Files do que eu sequer tinha imaginado no início.

Eu posso imaginar que, como a empresa esta crescendo o M-Files crecerá juntamente, e também irá ter funcionalidades adicionais para implementar este crescimento quando precisarmos lidar com novas exigências. "

Pouco depois de uma implementação bem sucedida na empresa, Oster lançou um novo negócio e começou a exercer as suas próprias oportunidades empresariais, ele está usando M-Files para suas necessidades.

M-Files foi uma descoberta que ele não poderia ter feito tão rapidamente se tivesse sido o nono em sua lista de verificação, ao invés de terceiro.

"Eu só gostaria que houvesse uma maneira mais fácil de passar por isso", diz Oster. "Então as pessoas que procuram um sistema de gestão documental não teriam tanto trabalho como eu tive. Eu tropecei em uma grande solução quase por acidente."