Durante a última década, se tornar "verde" está no topo das buscas para as empresas de todos os tamanhos e em todas as indústrias. Executivos de todo o mundo estão à procura de formas para reduzir o impacto da sua organização sobre o meio ambiente. Legislação, pressões sociais e programas de responsabilidade social corporativas estão reforçando a necessidade para  as  empresas reduzir a utilização de carbono e utilizar melhor os recursos.

Algumas empresas  ja estão tomando medidas pró-ativas para reduzir significativamente a quantidade de papel concentrando-se em  instituir uma política verde.

As empresas que ainda estão fortemente dependentes de sistemas e processos de gestão da sua documentação de negócios baseados em papel não só pode ter um impacto negativo sobre o meio ambiente, mas  muitas vezes gerenciar os ativos de informação de forma ineficiente. O tempo é desperdiçado constantemente à procura em vários locais, pastas e armários de arquivo por documentos extraviados. Isso é muitas vezes agravado pela proliferação de várias versões do mesmo arquivo, o que resulta trabalhos repetidos.

O impacto que a má gestão de documentos pode ter sobre o meio ambiente é significativo. Mesmo para as empresas que utilizam primariamente documentos eletrônicos, a má gestão de dados e arquivos duplicados pode resultar em um armazenamento desnecessariamente grande, aumentando a necessidade de mais hardware, eletricidade e refrigeração.

Sem um sistema de gestão de documentos torna dificil para as empresas reduzir o consumo de papel, reforçar a organização de arquivos confiável e otimizar seus processos internos.

Por outro lado, as organizações com um sistema abrangente lidam com todas as suas informações eletronicamente reduzindo o seu impacto sobre o meio ambiente, e também opera em um nível muito superior de eficiência comparando com aqueles que ainda dependem de arquivos de papel e pastas.

Dada a grande despesa e a inconveniência de documentos em papel, mantendo-os num sistema de gestão electrônico conduz a um aumento substancial da eficiência e a  uma redução nos custos operacionais.

A implantação de uma solução de gerenciamento de documentos como parte da política verde de uma empresa pode não só eliminar grandes quantidades de papel desperdiçado, mas também pode mostrar aos seus clientes e parceiros que está se esforçando para ser mais ambientalmente consciente criando um ambiente de trabalho mais satisfatório para os trabalhadores.