Há vários fatores que podem motivar as empresas a implementar uma solução de gerenciamento de documentos. Muitas organizações buscam um controle mais efetivo enquanto para outras focam na capacidade de encontrar a informação certa na hora certa, e reduzir os custos ocultos de um sistemas baseados em papel.

Além dos custos laborais consideráveis relacionados com a manipulação e manutenção de documentos em papel, armazenamento de cópia impressa acarretam despesas materiais e alto custo. Se os registros estão no papel, então obviamente, será usado várias vezes e impresso várias vezes, além de todos os outros materiais de escritório que o acompanham.

Menos visíveis são os custos associados com os requisitos de espaço exigidos pelo armazenamento de arquivos em papel. Eliminando seis armários de arquivo de tamanho médio, normalmente libera espaço de escritório para uma estação de trabalho adicional do empregado.

Impressoras, toner, impressora e reparação ou copiadoras, e seus relacionados ocupam mais espaço do que o próprio papel em toda a empresa. A pesquisa mostra também que as empresas com métodos de impressão em papel imprimem 19 vezes em média o mesmo documento.

Claro impressões e cópias, não desaparecem completamente, mas quando o papel não constitui o principal meio de armazenamento de informação e distribuição, será impressa uma cópia quando for muito necessário ocupando menos espaço físico.

Easy Document Management um guia para recursos, benefícios, examinau muitas razões por que as empresas procuram ganhar um maior nível de controle sobre suas operações através de uma gestão eficaz de documentos. No que diz respeito à redução dos custos operacionais, este documento (Easy Document Management  ) apresenta uma análise do custo anual total da utilização de um sistema baseado em papel para um departamento de dez empregados - permitindo que você veja o quão caro esta abordagem pode ser.