É normal procurar um item em um armário de arquivo e não encontrá-lo, de fato, os funcionários gastam um quinto do seu dia procurando cópias, e em apenas 50% dos casos eles encontram a informação no lugar esperado.

Trabalho desperdiçado a procura de arquivos é de longe a maior despesa relacionada ao sistemas de registos de papel. Em alguns casos, os funcionários nunca encontram o documento e o jeito é refazer o trabalho, gerando perda de tempo, e consequentemente dinheiro.

Um lentidão semelhante acontece quando arquivos digitais são salvos em uma estrutura de pasta em PCs tradicionais. Como os funcionários criam novas pastas, os arquivos tornam-se cada vez mais desorganizados. Ao longo do tempo o conteúdo digital é salvo em diferentes servidores ou estações de trabalho, em pastas diferentes, sob diferentes nomes. Muito parecido com o sistema de papel, os funcionários irão procurar a versão mais atual do arquivo, tendo que verificar vários locais possíveis.

Levando em conta que uma parcela tão grande do dia de um funcionário consiste em manipulação de arquivos, há, então, uma grande oportunidade para aumentar a eficiência da equipe, utilizando um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Com a solução certa de gerenciamento eletrônico de documentos, as empresas têm muito mais recursos do que teria com arquivo em papel ou simplesmente com estruturas de pastas em PCs.

A gestão eficaz de documentos permite aos funcionários:

    - Recuperar o documento correto e uma infinidade de itens em toda a empresa dentro de segundos.
    - Acesso a versão mais recente do arquivo, alterações enquanto trabalham em casa ou na estrada.
    - Impedir alterações sobrescritos e confusões em relação às versões de arquivos.
    - Compartilhar informações de forma confidencial com outros funcionários, parceiros e clientes.
    - Recuperar backups automáticos de conteúdos digitais para proteger contra perdas acidentais de dados.

Um sistema de gerenciamento de documentos possui índices com cada item, utilizando palavras-chave específicas, mantendo todo o conteúdo dos dados da empresa pesquisável.

Os empregados podem abrir o documento certo em segundos, sem precisar vasculhar gavetas, procurar em computadores locais.

Gerenciamento de documentos digitais reduz significativamente o tempo para pesquisa de arquivo e recuperação rotineira de documentos, eliminando as interrupções no trabalho causados por informações equivocadas.