Por muitos anos, a única maneira de implementar uma solução de gestão de documentos era a compra de licenças de software para rodar em servidores internos. As empresas então, alocaram recursos existentes ou contrataram pessoal técnico adicional para administrar o sistema, os dados de backup e solucionar problemas.

Então, quando o hardware e software utilizado ficava obsoleto, as empresas tinham que re-investir nestes activos através de atualizações periódicas.

Soluções baseadas em nuvem ou "SaaS" oferecem um serviço muito diferenciado, que têm provado ser mais acessível, ou pelo menos mais flexível. Em uma estrutura de preços SaaS, uma empresa normalmente paga uma taxa mensal para a locação do espaço do aplicativo e para o armazenamento de dados, evitando ter que manter um hardware e o software na empresa.

Uso do sistema é pago como um custo operacional recorrente - semelhante a electricidade ou serviço telefonico e não como um ativo sofrendo depreciação. O fornecedor de soluções em nuvem assume a responsabilidade dos servidores operando e fazendo backups de dados e atualizações periódicas de hardware e software.

Se um modelo custara mais do que o outro durante a vida útil do sistema depende da situação do negócio. O que está claro é que o modelo de assinatura agora barra, ou até mesmo elimina o acesso de algumas empresas, pois empresas com orçamentos limitados são impedidas de implantar uma solução local.

Porem agora podem escolher um serviço baseado em nuvem para obter os benefícios de "soluções corporativas" anteriormente inacessíveis para gerenciamento de processos de documentos e de negócios.

As empresas mais estabelecidas, aqueles que já investiram em servidores e software podem também empregar o modelo baseado em assinaturas, uma alternativa viável para a compra de licenças adicionais de software ou servidores de atualização e sistema associados.