Para organizações com uma infraestrutura de servidor interno limitado, uma solução de gerenciamento de documentos pode adicionar enorme capacidade com pouco ou nenhum investimento inicial. As operações são simples, não necessitando de um extenso suporte de uma equipe de TI, uma vez que o suporte do servidor é tratado pelo provedor de serviços. Todas as despesas de armazenamento, software e manutenção são inclusos na taxa de assinatura mensal.

Soluções de gerenciamento de documentos baseados em nuvem, capacitam as empresas para rastrear a documentação vital com um nível elevado de velocidade e precisão, dispondo de ferramentas e recursos úteis, destinadas a reduzir os erros e aumentar a produtividade, tais como:

Proteção contra mudanças de nomes de arquivos: Vários usuários trabalhando no mesmo arquivo pode facilmente levar à perda de informação devido a substituições e questões de "versão”. A estrutura de gerenciamento de documentos traz recursos de senso comum, tais como, procedimentos de check-out check-in para abrir os arquivos a partir do arquivo em nuvem.

Integração do sistema operacional: Implantação do sistema de gerenciamento em nuvem não significa necessariamente que os funcionários têm um novo aplicativo para aprender. O acesso a soluções de nuvem são muitas vezes integrados em sistemas existentes operacionais (como o Windows) e aplicações mais utilizadas (como a suíte Microsoft Office).

Usuários abrem e salvam arquivos na nuvem utilizando os mesmos comandos e interfaces que os mesmos já estão familiarizados.

Indicadores de fluxo de trabalho: Assim como autoria, datas, atributos e categoria são incorporados em cada documento, os usuários podem adicionar metadados personalizados de acordo com suas regras de negócios. Modelos de documentos recorrentes podem caracterizar tags simples que indicam seu status dentro de um fluxo de trabalho (por exemplo, "aguardando revisão" ou “aprovação”). Uma consulta simples de arquivo mostra instantaneamente o estado do progresso do trabalho.

Acesso off-line: A gestão de documentos na nuvem não funciona sem uma ligação à Internet, certo? Pelo contrário, muitas soluções baseadas em nuvem permitem que os usuários com problemas de acessibilidade à Internet (quando viajam, por exemplo) para visualizar, criar, editar e guardar documentos no modo offline, com sincronização automática.

Automatizações: lembretes de calendário e notificações de e-mail. Em alguns pacotes de gerenciamento de arquivos hospedados, os assinantes tem acesso workflow. O sistema pode calcular datas de vencimento com base em regras personalizadas, documentos e-mail a determinados funcionários quando atingem certo status, ou automaticamente agendar lembretes de tarefas em aplicações de calendário e de gerenciamento de projetos comuns.

Preservação de todas as versões anteriores: Quando um usuário salva edições em um documento, o procedimento comum é alterar o nome do arquivo (de file1.docx para file2.docx, por exemplo). Demasiadas vezes isso gera confusão sobre qual versão é a mais recente e onde ele está localizado. Com recursos de controle de versão em nuvem, o nome do arquivo permanece o mesmo durante todo o processo de revisão. O sistema preserva cada versão anterior salva, juntamente com um histórico de auditoria completa de alterações do usuário.

Segurança da informação: Muitas organizações sentem uma forte sensação de segurança pela capacidade de ver as suas informações de negócios importantes residirem em um servidor fisico. A verdade é que os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem é tão seguro, se não mais seguro, do que os sistemas on-premise (local) para gerenciar arquivos e evitar a utilização abusiva de dados. Com os sistemas baseados em nuvem, as empresas podem controlar a visibilidade de dados e ocultar documentos sensíveis, mantendo um único arquivo de armazenamento e realização automatica de backups periódicos de todos os dados.

As novas Soluções Br-iT M-Files de Gerenciamento de Documentos na Nuvem: armazenar e organizar arquivos e registros em um ambiente hospedado em nuvem, é uma enorme oportunidade de melhorar a sua eficiência, produtividade, e rentabilidade.