Abordagens manuais para documentar e controlar dados estão cheios de falhas que podem impactar negativamente a integridade do sistema de gestão da qualidade de uma organização.

Para muitas organizações os processos de controle de informação são criados separadamente por diferentes departamentos. Isso prova como indivíduos de um departamento não têm visibilidade sobre procedimentos importantes de controle de dados implementados dentro de outros departamentos. Além do desafio de coordenar diferentes métodos de gestão de dados eletrônicos, o problema é frequentemente grande pelo uso de antigos processos manuais de  armazenamento  e organização de  documentos em pastas de arquivos físicos.

Se as perguntas abaixo estão  frequentemente sendo solicitadas  na sua organização, é hora de considerar a implementação de uma solução formal de controle de informação eletrônica em seu sistema de gestão da qualidade:

    1. Quem é o gatekeeper? Um processo manual de qualidade que muitas vezes gira em torno de uma pessoa que gerencia toda a documentação essencial relacionada com a qualidade. O que acontece se essa pessoa está doente, em férias ou se ela deixa a empresa?

    2. Você recebeu esse e-mail? É muitas vezes difícil de obter informações up-to-date sobre o estado de documentação e processos de qualidade, porque as informações e comunicações  relacionadas são frequentemente dispersas em  independentes coleções  de documentos em papel, conteúdos eletrônicos  de dados, e-mails e outros arquivos. Você é incapaz de obter uma resposta rápida a uma pergunta simples, como "ter as pessoas necessárias para ler as novas instruções que foram  aprovadas há duas semanas?"

    3. Como são processos de qualidade criados? Muitas empresas instituíram políticas de qualidade que caracterizam as tarefas repetitivas específicas, como cheques semanais sistema de saúde, manutenção periódica, testes de recuperação de dados mensais, ou revisões regulares do SOP. Você acha que é um desafio  garantir que essas tarefas sejam concluídas a tempo e de acordo com as diretrizes de política?

    4. Onde é que nossa documentação reside? A gestão da qualidade de informação intensiva, e o número de documentos associados podem crescer exponencialmente ao longo do tempo. Muitos registros relacionados com a qualidade exigem a aprovação por assinatura, que tradicionalmente significa armazenar documentos em papel ou em arquivos físicos. Se você operar em um ambiente de qualidade manual baseado em papel, você encontrara dificuldade na localização de  documentos e  na verificação  da existência de arquivos de back-up de registros assinados?

    5. Os problemas de qualidade são resolvidos? Auditorias, inspeções e operações diárias normais produzem diferentes tipos de questões, a não conformidade nas constatações da auditoria, desvios de protocolo, etc.

Manual de gerenciamento de problemas de qualidade não só é tedioso, mas também propenso a erros e tende a piorar ao longo do tempo. Será que o seu processo de gerenciamento de questões consistem em enviar e-mail lembretes intermináveis e fazer chamadas telefônicas de acompanhamento sobre pendentes ações corretivas?