Organizações de manufatura produzem uma enorme quantidade de informações associadas a uma variedade de processos.

Processos e informações associadas e documentos que se relacionam com eles (tais como folhas de inspeção, relatórios de auditoria, ações corretivas e preventivas (CAPA), reclamações de clientes e inquéritos ), uma gestão adequada pode ser complexa, mas fazê-la é obrigatório para garantir o cumprimento dos objetivos de qualidade.

Organizações que gerenciam eficazmente os seus processos relacionados com a qualidade, deve fazê-lo por meio da classificação de forma proativa com a informação e a documentação desenvolvida durante o curso de negócio.

Classificando as informações associadas com a fabricação e processos de qualidade relacionados, garantem que as informações importantes sejam fácil de localizar, gerenciar e controlar.

Uma estrutura adequada de classificação de qualidade mostra um retrato abrangente da informação e documentação que, por exemplo, pode ter impacto na qualidade, procedimentos operacionais padrão (SOP) e instruções relacionadas, quais decisões foram tomadas durante vários processos (incluindo, por exemplo, porque, certas alternativas foram rejeitadas), como os processos e produtos resultantes foram validados e / ou testados, bem como por testes que foram razoáveis e adequados.

Outro importante objetivo é mostrar como uma empresa responsável processa e responde a erros, desvios, acidentes e reclamações.

Abaixo estão alguns exemplos de categorias de empresas com processo tipicamente estabelecidos em um sistema de gestão da qualidade (SGQ):

1. Controle de documento
2. Pessoal
3. Auditorias e resultados de acompanhamento    
4. Desvios e processamento CAPA   
5. Processamento de feedback do cliente    
6. Tarefas de controle de qualidade repetitiva    
7. Inventários e listagens de bancos de dados

Além disso, subcategorias sob "documento de controle" podem incluir documentos específicos, tais como:

1. Manuais de qualidade
2. Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) e instruções    
3. Arquivos pessoais  
4. Documentos de treinamento
5. Documentos de tarefas específicas de controle de qualidade (por exemplo, certificados de auditoria, arquivos específicos de desvio ou fotos, e-mails relacionados com o feedback do cliente, etc.)
6. Item de documentos específicos (ou seja, documentação do produto ou outros arquivos associados a equipamentos como um guia do usuário, especificações técnicas ou manual de manutenção)
7. Documentos, arquivos de produtos ligados ao equipamento, etc.

Sistemas de gestão da qualidade podem ser divididos em duas grandes categorias:

Aqueles que simplesmente criam e mantêm manuais de qualidade eletrônicos, e aqueles que realmente gerenciam processos diários relacionados com a qualidade e informação.

A QMS (Quality Management System) que organiza, gerencia e controla os processos e informações é fundamentalmente diferente dos que se concentram apenas em criar e manter um manual eletrônico de qualidade. Em contraste com os sistemas que se concentram no manual de qualidade sozinho, sistemas que, na verdade, classificam, gerenciam e controlam as informações e processos de gestão da qualidade fazem uma parte prática de operações diárias de negócios que garantem que os processos de qualidade estão realmente sendo seguido.

As soluções Br-iT by  M-Files, melhoram os sistemas de qualidade e processos, discutindo a importância de classificar conteúdos e processos em um sistema de gestão da qualidade, bem como uma variedade de outros fatores importantes relacionados com a prática, e com o dia a dia da gestão de qualidade de uma empresa.