Combinando SharePoint com sistemas de gestão de documentos com a finalidade de simplificar e facilitar as tarefas de gerenciamento de projetos pode produzir resultados excepcionais. Como muitos projetos tem duração de longos períodos de tempo, e a existência de numerosos documentos e outras informações relacionadas a cada um, tendo os processos simples e automatizados no lugar ajuda a manter os mesmos em funcionamento.
Soluções de gestão documental, construído para trazer recursos para o SharePoint, gerenciar e rastrear as informações do projeto que não possui nenhum documento ou arquivo associado - por exemplo, diferentes registros de empregados com números de telefone e e-mails. Esses objetos de banco de dados podem então ser marcados aos documentos relevantes, tais como autorizações de trabalho etc. Além disso, a inclusão de recursos como atribuições, assinatura digital e eletrônica e notificações de e-mail são ferramentas valiosas que podem melhorar de grande forma a eficiência do projeto.
A solução de gestão documental pode complementar SharePoint aumentando a capacidade de publicação já existente, aproveitando metadados associados para automatizar a publicação e controle de uma forma estruturada. Por exemplo, aprovação de documentos pode ser publicado automaticamente, ou a um subconjunto de usuários ou para todos os usuários, incluindo internamente dentro do firewall da empresa ou externamente para parceiros, fornecedores e clientes através da web e dispositivos móveis. E o conteúdo pode ser facilmente integrado com outras ferramentas de equipe ou de informação focada no projeto e colaboração no SharePoint, tais como anúncios e atualizações de status, calendários, discussões em grupo e interações sociais.
Novas opções de relatórios também podem ser aplicados com finalidade de aumentar as capacidades do SharePoint , como a incorporação de dados e análises associados a documentos e processos relacionados para gerar relatórios em torno de propostas, pedidos de vendas, clientes, contratos que expiram e muito mais, com detalhes específicos que aumentam o valor estratégico desses dados para a organização, e a capacidade de exibir graficamente e compartilhar esta informação no SharePoint fornece uma maneira poderosa para ilustrar e publicar os resultados para equipes distribuídas. Este nível de inteligência de negócios e geração de relatórios pode fornecer melhor visibilidade em indicadores novos ou existentes chave de desempenho (KPI) e outras soluções para melhorar a visão de gestão e desempenho dos negócios.
Com as soluções Br-iT by M-Files, capacitando os usuários do SharePoint com gerenciamento de documentos, construído para melhorar a forma como as organizações podem se beneficiar da incorporação da gestão de documento em sua plataforma, SharePoint maximiza o gerenciamento de projeto, publicação e geração de relatórios.
Foi anunciado que SAS Institute, líder em business analytics software e serviços e o maior fornecedor independente no mercado de business intelligence, está utilizando, as soluões BR-iT by M-Files para suas operações na Finlândia para reforçar a sua implementação do SharePoint com recursos de gerenciamento de documentos construídos de propósito. SAS Institute pretende expandir sua implantação M-Files para todas as suas operações.
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