O resultado de um sistema de "gestão de documentos" em arquivos de busca populares contará com um amplo especto de produtos e serviços, que muitas vezes são muito diferentes uns dos outros. A razão disso é porque "gestão de documentos" é um termo amplo que pode abranger o reconhecimento de imagem e texto, a indexação do banco de dados, gerenciamento de versão, a automação de processos de negócios e gerenciamento de registros e muitas outras capacidades.
Organizações que procuram uma solução para o gerenciamento de seus documentos e processos de negócios muitas vezes acham que a tarefa não é tão simples como a aquisição de outros produtos comerciais, soluções de gestão de documentos podem variar de sistemas corporativos de vários milhões de dólares para as corporações globais, para libertar, aplicações de código aberto para pequenas empresas e usuários individuais, e pode variar de maneira surpreendente no valor, características e áreas de especialização.
Como as necessidades de gestão de documentos podem diferir significativamente pela indústria, devido ao fato de que cada organização tem seus próprios requisitos, assim também as ofertas de gerenciamento de informações variam muito em capacidade e preço. Avaliando as várias alternativas e fazendo a escolha certa para um negócio específico pode ser uma proposta assustadora. Há um risco real de que uma implementação falhará se não se alinharem bem com as necessidades e práticas do dia-a-dia dos usuários.
É por isso que a escolha de uma solução de gestão documental deve começar com uma avaliação das necessidades completas, ao invés de adquirir o produto sem esta investigação anterior.
Escolhendo uma solução para estar no centro das operações de negócios, este deve integrar com outros sistemas e apoiar um conjunto diversificado de usuários, merecendo uma abordagem cuidadosa e metódica. Uma forte compreensão de ambas as características técnicas da solução proposta e os próprios processos de negócios existentes é um pré-requisito para qualquer iniciativa de gestão de documentos de sucesso, razão pela qual a realização de uma avaliação das necessidades deve ser o seu primeiro curso de ação.
A avaliação das necessidades implica em uma discussão entre gestores e funcionários, e deve resultar em um esboço escrito das necessidades de gestão e processamento de documentos, restrições e objetivos de uma organização. Diferentes organizações podem exigir também soluções totalmente diferentes para melhor atender seu ambiente particular, por isso é importante esclarecer exatamente o que a a solução irá resolver e melhorars em seus processos.
Criando uma lista de verificação personalizada de características preferidas irá ajudar a construir um consenso para a ação, identificando toda a gestão de documento que o novo sistema terá de resolver. Avaliadores podem então usar a lista de verificação dos fornecedores para ajudar a focar e conversar sobre como o sistema irá realmente se encaixar em processos de infraestrutura de TI e de trabalho existentes.
Avaliar as necessidades, especificando os resultados desejados e planejamento coletivo lançando as bases para um processo de seleção rigorosa e eficiente a implantação de gerenciamento de documentos será simples e eficaz.
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