Falando sobre as melhores práticas para utilizar soluções Br-iT by M-Files para gerenciamento de conteúdo de projetos, falei sobre a colocação de metadados no início do processo de planejamento, definição de papéis, responsabilidades, fases, bem como identificar os tipos de volume e conteúdo da documentação dos projetos. Este pré-planejamento é importante para garantir que todos na equipe estão no mesmo caminho em termos de objetivos e resultados dos projetos esperados.
Outra consideração importante é garantir que os documentos relacionados ao projeto estão devidamente controlados, não apenas quando são criados inicialmente, mas ao longo de todo seu ciclo de desenvolvimento.
Estimular a gestão do ciclo de desenvolvimento dos documentos
Minha experiência é que o maior desafio relacionado ao projeto de gerenciamento de conteúdo seja motivar os usuários para armazenar arquivos no sistema desde o início. Alguns usuários ainda tendem a considerar um sistema de gestão de documentos como um arquivo para as versões finais dos documentos, que muitas vezes leva ao gerenciamento de conteúdo caótico através de anexos de e-mail.
Muitos clientes que fazem uso do sistema de soluções Br-iT by M-Files simplesmente não permitem isso: se os usuários enviarem anexos para o grupo e pedir comentários, eles são orientados a guardar o arquivo primeiro para o sistema e, em seguida, conectar-se a ele, o que garante que todos estão trabalhando com a mais recente versão do mesmo e que todas as alterações são rastreadas.
No contexto da gestão do projeto, recomendo a documentação categorizada em dois grupos:
- Documentos que são os produtos principais de um projeto
- Documentação de suporte
O primeiro grupo de documentos no plano do projeto é a pessoa responsável por cada um deles, juntamente com os prazos que devem ser explicitamente definidos utilizando metadados. Normalmente, esses documentos passam por um processo de aprovação formal antes de serem distribuídos a clientes ou entidades externas. Com essas duas propriedades de metadados, podemos assegurar melhor os projetos de trabalho, o que dá aos gerentes de projeto a capacidade de avaliar rapidamente e facilmente o status da documentação do projeto e, se necessário, reavaliar as prioridades.
A grande vantagem de um sistema orientado por metadados é que você não só pode ver facilmente a lista de documentos no sistema, mas também os que deveriam estar lá, mas ainda não estão armazenados.
O último grupo de documentação é constituído por todos os tipos de documentação que precisam ser anexados ao seu projeto correspondente. Isto pode consistir em conversas de e-mail, declarações, memorandos, imagens, etc. Esta documentação normalmente serve como evidência para as decisões que estão sendo feitas durante todo o desenvolvimento do projeto.
É tão importante para os usuários armazenar esta documentação para o sistema como os documentos Deliverable-chave. Muitas vezes, as caixas de e-mail dos membros da equipe estão cheias de conversas relevantes que ninguém na equipe do projeto tem consciência. Algumas empresas optam por configurar uma caixa de e-mail dedicado para um projeto, que em muitos casos é de fato uma boa prática para projetos maiores. Em um cenário ideal de gerenciamento de conteúdo do projeto, membros da equipe copiam a caixa de correio do projeto para as conversas relacionadas com o mesmo, e todos os e-mails desta caixa de correio são importados para o sistema de gerenciamento de documentos automaticamente.
Para evitar uma estrutura de metadados complexa para as mensagens de e-mail e outros materiais de apoio, sistema de gestão de documentos pode marcar automaticamente e-mails para o projeto certo e capturar remetente, destinatário e data do cabeçalho da mensagem. Esta informação faz com que as mensagens de descoberta do conteúdo também sejam indexadas, por isso motivam os membros da equipe do projeto, adicionando propriedades desnecessários para os tipos de documento. Em última análise, um documento no sistema com metadados insuficiente associado com ele é muito mais fácil de encontrar do que um documento que não foi salvo para o sistema.
Procure por processos repetitivos
Depois de ter concluído o seu primeiro projeto em que você tenha metadados potencializados para gerenciar a documentação associada com o mesmo, identificar as etapas do projeto e das metas que se repetem, ajudará a você definir modelos de projeto com as atribuições e funções que podem ser usadas ao iniciar um novo projeto. Esta abordagem torna mais fácil integrar novos recursos e também ajuda a instituir as melhores práticas para cada elemento do seu processo.Você está utilizando metadados para criar processos de gerenciamento de conteúdo dos projetos passíveis de execução e repetíveis? Eu adoraria ouvir a sua experiência em potencializar metadados dentro do seu sistema de gestão de conteúdo empresarial para a administração mais acessivel e mais bem sucedida de gerenciamento de conteúdo do projeto.
Olá como podemos ajudar? 
