A implantação de um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) não vai entregar o ROI que você está esperando se seus funcionários que provavelmente serão resistentes a usar o sistema corretamente e de forma consistente. De fato, pesquisas Gartner indica que mais de 20% das implantações de ECM são rejeitados porque eles foram considerados “desagradáveis” para usar, ou seja, acharam que o sistema fosse “ruim”. Há uma série de razões pelas quais seus funcionários podem resistir para utilizar uma solução de ECM, abaixo os mais comuns:
Resistência à mudança
O medo de cometer um erro
A falta de habilidade técnica necessária
As dicas a seguir podem ajudá-lo a preparar seus funcionários para uma implementação bem sucedida e garantir para sua empresa maximizar seu investimento ECM:
Mantenha-o simples
Habilidades tecnológicas variam amplamente na maioria das organizações. Para os empregados que são limitados em suas habilidades técnicas, o pensamento de ter que aprender a usar um sistema de ECM, pela primeira vez pode ser assustador. Para ajudar a motivar sua equipe para o uso consistente de sua solução de ECM, escolha um que seja fácil de aprender e simples de usar mesmo por usuários não técnicos. Muitos sistemas ECM são complexos e exigem uma quantidade significativa de treinamento do usuário final, então colocando facilidade de uso entre os seus critérios de selecção seria como um bônus, e até mesmo seus usuários técnicos iriam apreciar o uso.
Mostrar aos usuários o benefício
Mostrar o mais rapidamente possivel que as soluções adquiridas são uma ferramenta utilizada pelos usuarios para tornar seu trabalho mais fácil. Como os membros da equipe percebendo que é mais fácil de localizar rapidamente a versão mais recente da informação de que necessitam,e que os documentos não se percam, eliminando o trabalho redundante e recriação de dados, reconhecerão em primeira mão que o sistema ECM é um benefício direto para eles e para a organização como um todo, e assim irão entusiasticamente aceita-lo.
Manter o histórico de versões
Perder trabalho criado, ou pior, ter que recriar novas informações com base em informações ultrapassadas, é uma preocupação comum.Seu sistema de ECM deve incluir o backup automático e restaurar documentos, juntamente com o controle de versão que torna mais fácil para voltar para versões anteriores dos mesmos.
Estamos felizes de informar que uma pesquisa de satisfação do cliente administrado por Innolink A revelou que as organizações que implantaram experiências do sistema de soluções BR-iT by M-Files, tiveram grande êxito de acordo com o questionário:
Mais de 97% dos entrevistados dizem que soluções Br-iT by M-Files tem facilitado encontrar informações no seu trabalho
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95% dos tomadores de decisão estão satisfeitos com soluções Br-iT by M-Files
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