O Condado de Granville, na Carolina do Norte oferece uma ampla gama de serviços aos seus cidadãos, incluindo oportunidades culturais saúde e segurança pública, humana, serviços sociais, gestão ambiental, recreação, educação e desenvolvimento econômico. Não só cada departamento produz uma quantidade significativa de documentação, mas cada um tem diferentes procedimentos e requisitos para recuperação e armazenamento das informações.
"Estávamos utilizando um sistema baseado em arquivos de papel, que não só era ineficiente, mas também nos obrigava a dedicar espaço físico para armazenamento", disse Michael Phelps, Diretor de Finanças, no Condado de Granville. "Além disso, quando chegou a hora de dispormos dos documentos e registros, tivemos que tomar arquivos de papel para o aterro e avaliar os documentos que estavam sendo queimados ou enterrados. Como você pode imaginar, este processo foi altamente produtivo.”
O Condado de Granville trabalhou com Datanet, uma empresa de vendas de TI e de serviços com experiência de trabalho com entidades governamentais municipais, para ajudá-los a modificar sua abordagem baseada em papel ultrapassada pra o uso das soluções Br-iT by M-Files.
Rápido o acesso à informação Habilita o Condado para responder rapidamente à informação públicas e Solicitações
O Condado de Granville recebe pedidos de informação em uma base regular, tanto de conselhos de administração, bem como dos seus cidadãos. No passado, a resposta a estas solicitações implicaria em busca de documentos em gabinetes de arquivos e pastas de arquivos de rede, que era um processo demorado e ineficiente.
"Não só os nossos conselhos de administração quiseram mais detalhes, mas os cidadãos estão prestando mais atenção aos assuntos civis do que faziam no passado, o que levou a mais pedidos de informação que nosso escritório pudesse cumprir. M-Files nos ajuda a facilitar a esses pedidos de forma mais rápida e eficiente ", disse Felts.
A Equipe County agora podem rapidamente encontrar as informações de acesso solicitadas por entidades internas e externas, normalmente em apenas poucos minutos. Os recursos avançados de pesquisa de soluções Br-iT by M-Files permite que os funcionários County possam armazenar e gerenciar a documentação de uma forma que lhes permite realizar uma busca simples por palavras-chave a fim de encontrar rapidamente os arquivos que precisam.
"Eu posso não saber a data que o fornecedor emitiu uma nota, cheque etc, mas eu posso usar uma pesquisa de palavras-chave para encontrar o que estou procurando rapidamente. Antes de M-Files, não havia nenhuma maneira que pudesse responder, enquanto falava ao telefone com o cliente me fazendo o pedido. Agora, com soluções Br-iT by M-Files, isso tornou-se facil de fazer mesmo estando em uma ligação telefônica . O que levaria um temppo de 30 minutos agora leva aproximadamente de 5 a10 minutos ", acrescentou Felts.
"A flexibilidade da M-Files é grande, podendo atender às diversas necessidades de nossos vários departamentos County, e não requer um investimento de capital grande."
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