Metadados existe para todo o conteúdo estruturado em uma organização. Além disso, a maior parte do seu conteúdo não estruturado também contém propriedades de metadados básicos, como nome, tamanho, tipo, data de modificação e atributos. Por exemplo, arquivos do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) contêm informações de metadados consideráveis com o número de páginas e palavras, a data em que foi criada e modificada pela última vez, etc.
Porém ao invés de olhar para metadados simplesmente a partir da perspectiva dos atributos que os arquivos podem revelar, com uma visão de futuro, organizações podem visualizá-los a partir de uma perspectiva de negócios mais abrangente. Quando você considera que os metadados fornecem propriedades específicas e não só dizem respeito a elementos críticos da organização, mas que também podem ser aplicados pró-ativa para conduzir processos e classificar dados de forma inteligente (como por projeto, cliente, fluxo de trabalho, estado e outros fatores), você começa a reconhecer o papel poderoso que pode desempenhar no contexto de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM).
Isso leva a um ponto-chave: o que as empresas precisam se preocupar não é tanto onde os metadados residem ou que atributos contém, mas o que a informação representa e como ela deve ser melhor classificada e controlada
Abordagens baseadas em metadados para ECM que permitem que informações sejam categorizadas por aquilo que é estão a ganhando espaço como a escolha preferida em relação aos sistemas de ECM baseada em pasta com recursos de gerenciamento de metadados limitados. Isso porque ele faz uma pesquisa mais eficaz e mais rápida para descrever o que é algo em vez de adivinhar onde ele está armazenado.
Esta abordagem leva em conta todo o escopo do conteúdo empresarial, incluindo a abordagem de idéia de metadados associados a informações para as quais não existe nenhum arquivo ou documento. Por exemplo, uma auditoria ou de um desvio não é um arquivo, mas um objeto para o qual existe metadados. Assim, a fim de apoiar este processo, um sistema de ECM deve ser capaz de gerenciar metadados separadamente do próprio arquivo.
Gerenciamento de metadados específico no contexto de ECM ajuda a garantir que todas as informações empresariais são pesquisáveis disponíveis e exportáveis, independentemente do tipo de arquivo, o formato ou tipo de objeto, ressaltando novamente a ideia de que os dados não são valiosos para uma organização, a menos que ele possa ser encontrado.
Soluções BR-iT by M-Files, Metadados: A empresa, discute como metadados oferecem uma maneira poderosa e eficaz para acessar, organizar e controlar informações vitais para os negócios por aquilo que é, e não onde ele reside.
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