Uma das perguntas mais comuns que recebo de organizações que estão considerando uma implementação de gestão de conteúdo empresarial (ECM) é "Por onde devo começar?"
O volume de informações existentes e processos relacionados são muitas vezes esmagadores, e como resultado, muitos acabam simplesmente migrando seus esquemas de pasta para o novo sistema. Embora esta abordagem muitas vezes não seja a ideal, pois exige mudança de processos que eles estavam acostumados.
As mais bem sucedida das implementações de ECM M-Files que eu vi foram aqueles onde a eficiência do sistema é revelado aos utilizadores finais através de um caso de uso de fácil compreensão. Os usuários vêem os benefícios da nova tecnologia imediatamente sem ter que mudar suas rotinas diárias, isso constrói a sua confiança no novo sistema.
Processamento de fatura: um ponto de partida prático para gerenciamento de conteúdo
O processamento de faturas é o meu processo favorito para implementar na fase de prova de conceito, porque ele aproveita uma vasta gama de capacidades de ECM, tais como a captura, fluxo de trabalho, notificações, acesso móvel, trilhas de auditoria e permissões. Ele também é um processo onde todos os departamentos normalmente participam, o que nos permite incluir membros de cada unidade de negócio no projeto piloto.
Recentemente um estudo de caso sobre Telelink, uma empresa líder de consultoria de TI no Sudeste da Europa Central e, que destaca a utilização de um sistema ECM para processamento de faturas. Para uma empresa crescer com funcionários remotos, as obtenções de aprovações de facturas pode ser o pior pesadelo.
No caso Telelinks, as deficiências em seus processos existentes resultou em atrasos de pagamentos e dados imprecisos.
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