Tempo perdido à procura de documentos é um problema que aflige as empresas de todos os tamanhos e em todas as indústrias. Várias empresas e organizações têm avaliado o impacto das práticas de gestão de informação ineficientes, e todos esses estudos têm reforçado a natureza generalizada desta questão. Caso em questão:
- Gartner observa que os profissionais levam em média 18 minutos para localizar cada documento.
- Segundo a IDC, o tempo perdido à procura de documentos tem um custos de $19.732/ano por trabalhador, o que equivale a uma perda de 21,3% na produtividade total da organização.
A principal razão da demora para encontrar documentos é porque a maioria das organizações ainda usam uma abordagem de pasta de rede para armazenar e organizar informações. Este ultrapassado gerenciamento de documentos força os criadores de conteúdo para decidir qual pasta irão armazenar um documento - e no outro lado -. Quando alguém precisa acessar esse documento, eles têm que descobrir qual pasta ele está e se o documento é uma proposta "ABC" relacionadas com "projeto XYZ", - ela está localizada na pasta "proposta", a pasta "cliente", a pasta "projeto", ou de alguma outra pasta. Existem várias versões do documento salvo em um ou mais dessas pastas? A localização da versão correta de um documento podegerar uma espiral fora de controle neste tipo de abordagem de gerenciamento de documentos.
Pesquisa orientada por metadados
Pesquisa orientada por metadados e a navegação estabelecida pela M-Files resolve uma lacuna intratável das abordagens baseadas em pasta tradicionais que se limitam a permitir que um arquivo de estar em apenas um local, ou ter cópias do arquivo (ou links para o arquivo) em outras pastas. No M-Files, informações exclusivas mostra-se de forma dinâmica, onde e quando for necessário, sem duplicação, eliminando, assim, uma série de questões de ECM e de fluxo de trabalho tradicionais.
Salvando e Buscando no M-Files
Assista a este vídeo e aprenda como você pode rapidamente e facilmente salvar documentos no M-Files assegurando ao mesmo tempo qque eles possam ser rapidamente encontrados e acessados por outras pessoas na sua organização.
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