ECM gerenciamento de conteúdo empresarial, abrange uma vasta categoria de sistemas, estratégias e ferramentas destinadas a melhorar os processos organizacionais que envolvem a captura, gerenciamento, preservação e entrega de informações. Sistemas ECM podem abranger capacidades de gestão de documentos, imagens, gerenciamento de registros, workflow, gestão de conformidade regulatória e de colaboração. Essas ferramentas ajudam as organizações de todos os tamanhos e em todas as indústrias organizar melhor seus dados estruturados e não estruturados em um esforço para melhor gerir e aproveitar uma quantidade cada vez maior de conteúdo.
Numerosas empresas de analistas, associações comerciais da indústria, órgãos de comunicação social e outras organizações têm dedicado recursos significativos para estudar como sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo pode ajudar as empresas a atingir uma maior eficiência operacional, melhorar a produtividade, proteger contra perda de dados e proteger informações confidenciais. Nós já publicamos um livro intitulado The Business Case para Enterprise Content Management, que apresenta uma coleção das tais pesquisas, e é projetado para fornecer às organizações com pontos de vista sobre dados baseados em fatos que reforçam os "Case" de negócios para a implantação de uma solução de ECM
Abaixo alguns destaques destes recursos:
Reduzindo os custos operacionais
Os custos associados à criação, armazenamento, busca, recuperação, impressão e cópia de arquivos estão crescendo a uma taxa fenomenal. Além dos custos de trabalho consideráveis relacionados com o manuseamento e manutenção de documentos em papel, armazenamento e cópias impressas também incorrem em despesas materiais. Impressão e cópia não desaparecer completamente em um ambiente sem papel, mas quando o papel não constitui o principal meio de armazenamento e distribuição de informação e de uma organização impressões e cópias tornam-se significativamente menor.
- As organizações podem reduzir o tamanho de seus servidores em 30% a 50% se cada anexo de documento ou e-mail é armazenado apenas uma vez. (AIIM)
- Mudar para uma cultura de electrónica reduz o espaço de escritórios reservados para armazenamento em 14,5% para 5,9% - uma redução de 60%. (AIIM)
O Impacto da perda de dados e informações e as violações de segurança
Sem um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo eficaz, as organizações gastam enormes quantidades de tempo, esforço e dinheiro procurando documentos perdidos e cópias desatualizadas. Isso muitas vezes resulta em má tomada de decisão equivocada devido as informações incompletas ou desatualizadas, duplicando e perda de produtividade.
- 59% dos gerentes de nível médio dizem que perdem informações importantes quase todos os dias ou não conseguem encontrá-las. (Accenture)
- O custo médio de uma violação de dados dentro dos EUA subiu para cerca de US $ 7.2m. (Ponemon Institute)
A Gestão da Informação e Compliance
A gestão da informação está se tornando mais complicado e complexo a cada ano. As recomendações das empresas aderirem aos regulamentos e normas tem levado as indústrias a uma crescente percepção de que a manutenção de registros eletrônicos confiáveis, baseados em metadados e pesquisáveis é fundamental para o bem-estar de uma organização.
- Existem mais de 14.000 leis federais, estaduais para a indústria, normas e regulamentos que determinam quanto tempo manter os documentos impressos e os eletrônicos. (Cadência)
- Mais de 90% dos entrevistados citam atender aos requisitos de retenção de registros e regulatórios como a principal razão da sua organização ter implementado ou pretender implementar, um programa de registros e gestão da informação. (IDC e ARMA)
Organizações enfrentam crescente pressão para melhorar a eficiência, otimizar processos de negócios, e estarem conformidade com a crescente complexidade dos regulamentos e reduzir custos. Sem uma estratégia eficaz e sistema para gerir eficazmente os ativos de informações vitais, as organizações estão em risco de ineficiências operacionais, violações de segurança da informação, perda de dados, desafios de conformidade e auditoria, questões legais e uma série de outras consequências negativas. Soluções eficazes de gerenciamento de conteúdo corporativo permitem as empresas atender esses desafios, enquanto reduzem simultaneamente os riscos, melhoraram a colaboração ea tomada de decisão para entregar um ROI forte.
Salvando e Buscando no M-Files
Assista a este vídeo e aprenda como você pode rapidamente e facilmente salvar documentos no M-Files assegurando ao mesmo tempo qque eles possam ser rapidamente encontrados e acessados por outras pessoas na sua organização.
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