Em 2013, analizamos implantações M-Files em nossos 100 maiores clientes para obter uma melhor compreensão dos casos de uso mais comuns e funções de negócio com nossa solução de gerenciamento de conteúdo corporativo. Além da simples gestão de documentos, nossa plataforma de gerenciamento de conteúdo corporativo versátil com arquitetura baseada em metadados permite às organizações gerenciarem muitos tipos de "objetos", tais como projetos, casos, clientes, funcionários e muito mais - literalmente qualquer outra informação que seja importante para um negócio.
Com M-Files, é fácil de definir regras simples para a visibilidade do conteúdo, os prazos das tarefas e de propriedade - o que ajuda a explicar por que o Gerenciamento de Projetos subiu ao topo como o caso de uso mais prevalente com M-Files em nossos maiores clientes.
Um grande exemplo de como uma grande empresa aproveita M-Files para gerenciamento de projetos é a Gasum, que é o maior fornecedor de gás natural da Finlândia. Gasum importa gás natural para a Finlândia e opera como uma gama de clientes finlandeses como os produtores de energia, indústrias, e fornece gás natural comprimido (GNC) e biogás para os operadores públicos e de transporte de entrega em grandes centros populacionais.
O volume de informações sobre o projeto e os processos associados que a Gasum administra, incluindo a sua documentação interna, bem como arquivos e registros produzidos por seus parceiros de negócios são significativos. A partir de autorizações de trabalho, informações de instalação e documentação de permissão, os manuais de instruções e guias, documentos de garantia e POPs, a capacidade para Gasum para organizar de forma eficiente e gerenciar os ativos de conteúdo de projetos vitais tem um impacto direto na capacidade da empresa para entregar de forma eficiente os recursos energéticos ao seus negócios constituintes.
Integração otimizada do M-Files com SharePoint
Gasum aproveita o Microsoft SharePoint como sua ferramenta de espaço de trabalho e de canais de comunicação em toda a empresa. SharePoint puxa dinamicamente informações a partir do M-Files usando regras baseadas em metadados. Conteúdos relevantes são sempre mostrados no contexto certo: o projeto, grupo de orientação, de reunião, área de negócio, processo, ou qualquer outro atributo e o mesmo documento pode ser listado em várias páginas do SharePoint. Por exemplo, agendas de reuniões que estão no M-Files são integrados no espaços de trabalho do SharePoint para que as equipes de projeto posam discutir e colaborar com documentos, apresentações e outros conteúdos. Memorandos e notas criadas a partir de reuniões de grupo e equipe executiva também são enviados para M-Files.
M-Files Permite que a Gasum e os seus Parceiros agilizem processos de RFQ
Gasum trabalha com um número de parceiros e fornecedores em uma variedade de projetos e é continuamente cobrada a emitir RFPs. A Gasum aplica o M-Files como uma forma de otimizar o processo de publicação de solicitações de cotação tornando esta experiencia mais eficiente para os seus parceiros e respondendo as solicitações de cotação em tempo hábil.
Quando a Gasum desenvolve uma nova RFP que está pronta para ser publicada para potenciais parceiros, a empresa irá listar os fornecedores candidatos nos metadados RFQ. Uma vez que o RFQ é publicado, os vendedores receberão automaticamente um e-mail que inclui um link (exclusivo para todos os candidatos fornecedor) a um portal onde se pode baixar todos os documentos RFQ, bem como fazer upload de suas cotações e propostas para M-Files.
"M-Files torna o processo de emissão de RFQ e recebimento de cotações e propostas mais rápidas e eficientes, e isso seria impossível de realizar via e-mail uma vez que o RFQ e as cotações muitas vezes pode incluir 50 ou mais documentos com mais de 200Mb de tamanho. O resultado final é que vamos ser capazes de garantir que nossos projetos permaneçam no horário em que o novo sistema for implementado ", diz Tiina Niinimäki, gerente de desenvolvimento da Gasum.
Salvando e Buscando no M-Files
Assista a este vídeo e aprenda como você pode rapidamente e facilmente salvar documentos no M-Files assegurando ao mesmo tempo qque eles possam ser rapidamente encontrados e acessados por outras pessoas na sua organização.
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