Uma das considerações mais importantes para qualquer negócio é como proteger de forma eficaz e as informações vitáis da empresa. De acordo com uma pesquisa da AIIM, 60% das grandes organizações citam que o impacto de um potencial vazamento de informações confidenciais seria desastroso, o que reforça ainda mais a importância de assegurar que os documentos sensíveis de sua organização estejam protegidos contra acessos não autorizados.
Definições e aplicações de políticas e processos para quem está autorizado a acessar, editar e aprovar documentos específicos é de suma importância para as empresas de todos os tamanhos e em todas os setores. Quando as políticas relacionadas com as permissões de acesso pode variar dependendo de seu negócio, muitas organizações hoje estão aproveitando metadados para criar uma estratégia mais inteligente e mais bem sucedido para proteger os ativos de informações confidenciais.
Os desafios de fazer valer os privilégios de acesso em sistemas de gerenciamento de documentos com base em pastas
Informações em sistemas de gestão de documentos com base em pastas tradicionais normalmente herda as permissões de acesso da pasta em que reside. Uma abordagem adicional suportado por muitos sistemas de gerenciamento de documentos é o que é conhecido como uma lista de controle de acesso (ACL), que é basicamente uma lista de permissões de acesso que podem ser atribuídos a uma pasta específica, que é então herdado por todos os documentos armazenados em que pasta.
Estas abordagens baseadas em pasta são inerentemente rígidos e restritivos, porque dependem de informações para residirem em um único local (a pasta), que apresenta um dilema desde diferentes versões de documentos, que muitas vezes residem em mais de uma pasta. Este problema intratável simplesmente não podem ser eficazmente resolvido com abordagens baseadas em pasta.
Utilizando metadados para controle seguro e acesso automatizado
As mais avançadas soluções de software de gestão de documentos de hoje oferecem novas maneiras de derivar as configurações de controle de acesso a partir de metadados, tornando o processo de definição de permissões para documentos e outras informações tanto dinâmicas como automáticas. Permissões orientadas por metadados e o registro de trilhas de auditoria e evento associado também ajudar as organizações a provar que eles realmente seguem as políticas de controle de acesso pre definidos definidos.
Em uma solução orientada por metadados, o acesso ao conteúdo pode ser controlada por uma combinação de permissões e ACLs específicas de objectos que são automaticamente determinadas por seus metadados. A ideia é que em vez de herdar as configurações de controle de acesso de uma pasta contendo, um documento deve ter suas permissões de acesso finais derivados de seus metadados, portanto, um único documento pode ser acessível a membros de uma equipe de projeto, um determinado grupo de gestores, todos gestão e contabilidade, apenas para os trabalhadores com um certo acesso de segurança, ou qualquer combinação destes. Além disso, as permissões podem automaticamente mudam com base no estado de fluxo de trabalho de um documento, seja em forma de projecto e sendo revisado ou aprovado e pronto para ser publicado. E simplesmente atribuir ou alterar os metadados do documento pode ajustar automaticamente as permissões conforme o caso.
M-Files proporciona uma verdadeira Capacidade de Gerenciamento de Permissões orientada por metadados
O controle de acesso é um componente vital da gestão de documentos e M-Files oferece uma maneira revolucionária para os nossos clientes para gerenciar o acesso a informações confidenciais.
Outras soluções de ECM tem capacidades de gerenciamento de permissões orientada por metadados, mas estes sistemas incluem apenas os controles de segurança baseada em metadados de primeira geração que forçam os administradores definam tipo de nível de segurança de propriedades que afetam permissões. Com M-Files, qualquer propriedade de metadados (ou atributo) pode servir como o driver para definir quem tem acesso e / ou edição de privilégios para um documento ou de uma classe de documentos (por exemplo: grupo de projeto tem acesso a documentação do projeto). Além disso, várias propriedades de metadados podem ser combinados para definir as permissões (por exemplo: grupo de projeto tem acesso a documentação do projeto, exceto se a classe é Budget).
A abordagem M-Files para o gerenciamento de permissões toma do usuários simplesmente para definir qual é o conteúdo, e o sistema define as permissões de acordo com base nas suas propriedades de metadados. Isto leva a um controlo mais eficaz e eficiente de acesso, auditorias de segurança mais bem sucedido, bem como um ambiente de gerenciamento de conteúdo mais fluido e dinâmico.
Vídeo: Permissões Automáticas
M-Files fornece controle ilimitado sobre qualquer tipo de conteúdo, mantendo as coisas mais simples. Isso porque as permissões podem ser atribuídas com base no "o que é algo" em vez de "onde ele esta armazenado". Dar o controle a o gerente de negócios responsáveis, libertando o departamento de TI das solicitações de recursos, com permissões automáticas do M-Files.
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