Para as empresas que operam em setores regulamentados, forças de trabalho móveis e responsábilidades de conformidade pode ser percebidos como confronto forças, mas isto é realmente o caso?
Empresas reguladas devem ser capazes de proteger o conteúdo que é acessível a partir de dispositivos móveis, e eles precisam garantir que telefones celulares e tablets estão sendo usados de forma adequada quando os funcionários participam do fluxos de trabalho relacionados à conformidade.
Sem controles adequados, qualquer conteúdo acessível a partir de um dispositivo móvel pode ser levado para a nuvem, além das paredes virtuais da intranet da empresa. Empresas altamente regulamentados têm tradicionalmente sido hesitante para implantar soluções em nuvens, mas telefones inteligentes, tablets e laptops estão literalmente trazendo a nuvem para sua porta.
Plataformas ECM móveis para negócios regulados
Felizmente, algumas soluções de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM), tais como M-Files, foram evoluindo em ritmo com o mundo dos dispositivos móveis inteligentes, plataformas de ECM Mobile estão sendo corformados e gestão de conteúdos para celulares adotadas por muitas empresas reguladas, porque dão aos funcionários a liberdade e flexibilidade de a qualquer hora, em qualquer lugar ter o acesso a recursos corporativos, permitindo simultaneamente que as capacidades de fluxo de trabalho e sistemas de controle de acesso necessários para apoiar e melhorar a conformidade regulatória estejam ativas.
Uma assinatura eletrônica pode ser facilitada a partir de um dispositivo móvel nos casos em que os anexos de e-mail e plataformas de compartilhamento de arquivos on-line não são opções viáveis.
Além de conveniência, esta capacidade realmente melhora a eficiência do fluxo de trabalho, cumprindo os requisitos de conformidade regulamentar mais rigorosas, tais como aqueles associados com a FDA 21 CFR Part 11.
Caso em questão: Gestão SOP Móvel
Vamos olhar para este exemplo específico: um negócio regulado precisa confirmar que um gerente que está fora do escritório foi lida e aprovada uma grande revisão feita para um procedimento operacional padrão (SOP). Uma plataforma de ECM com suporte para assinaturas electrónicas permite ao autor mover o documento para o estado "à espera de aprovação" ou "aprovado". Uma notificação automática é enviada para o app móvel do gerente, eo gerente pode rever as alterações e imediatamente aprovar o documento para uso com uma assinatura electrónica compatível ou não.
Outras características do dispositivo móvel é dar liberdade até quando estiver dirigindo casos de uso semelhante benéficos. câmeras embutidas tornar mais fácil para os funcionários para capturar documentos ou provas de uma tarefa concluída, como a substituição de uma peça lembrou em um veículo ou um instrumento médico de cabeceira. E dispositivos móveis com recursos de GPS permitem que funcionários de controlo para tirar proveito de funções de busca baseados em localização para capturar mais uma prova da conformidade e melhorar a fiscalização.
Empresas reguladas podem experimentar benefícios significativos, permitindo que seus funcionários possam utilizar dispositivos móveis para atividades relacionadas com a gestão de conteúdos e de processos relacionados à conformidade. Desde o fornecimento de acesso móvel a informação Empregados está autorizado a acessar, editar e compartilhar - para fluxos de trabalho e automatizar procedimentos de conformidade, as empresas reguladas podem fazer sua equipe mais produtiva, mantendo controle sobre a informação confidencial e garantir a conformidade regulamentar em curso.
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