Software de gerenciamento de documentos (DMS) e sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) podem proporcionar muitos benefícios para empresas de todos os tamanhos, incluindo a capacidade de encontrar rapidamente, proteger, compartilhar e arquivar os ativos de informações vitais das empresas. No entanto, uma das maneiras principais que as organizações podem se beneficiar do uso destes sistemas é para otimizar a forma como os processos de negócio e fluxos de trabalho são gerenciados.
Dar aos colaboradores facilidade e agilidade de acesso as informações deve ser prioridade para todas as empresas, a produtividade significativa e melhorias de conformidade também pode ser alcançado através da alavancagem das capacidades de do gerenciamento de fluxo de trabalho em uma solução de ECM, não só para garantir que os colaboradores sigam processos definidos, mas também que estes processos sejam executados de uma maneira mais uniforme e eficaz.
Com um sistema de fluxo de trabalho eficaz, você pode:
Atribuir tarefas aos colaboradores, e acompanhar o status de todas as atribuições
Ser notificado quando os materiais forem editados ou modificados
Certificar-se de que a documentação importante foi revista e aprovada pelos indivíduos apropriados antes de sua publicação
Racionalização Business Process Management (BPM) com Funções M-Files
Com o motor de fluxo de trabalho orientada por metadados incorporado, tarefas rotineiras da empresa pode ser automatizadas e atribuições de tarefas podem ser dadas para as pessoas certas no momento certo - sem necessidade de programação. Uma vez que uma tarefa é atribuída, a informação e a responsabilidade de completar uma tarefa é atribuída ao usuário correto. As atribuições podem ser incluídas nos fluxos de trabalho, ou pode ser independente dos fluxos de trabalho. Cada documento pode ter associações múltiplas e simultâneas, e por outro lado, cada atribuição pode ser ligado a diversos documentos.
Com M-Files, o fluxos de trabalho e do estado de um documento ("rascunho", "à espera de aprovação", "aprovado") são propriedades de metadados do documento. Como resultado, o administrador do M-Files de uma organização pode facilmente definir fluxos de trabalho sobre questões relacionadas com a tarefa (ou seja, avaliações, aprovações, assinaturas, etc ...), e os gerentes podem acompanhar os progressos e aprovar as tarefas concluídas. Automação de fluxo de trabalho dentro M-Files pode ser instituído para a aprovação do contrato, revisões de faturas de compras, processamento de pedidos de emprego e muito mais.
Uma vez que alguns processos de aprovação estiverem em conformidade com os requisitos regulamentares, M-Files fornece automaticamente uma trilha de auditoria completa do processo de aprovação e possui capacidades de assinatura eletrônica que cumpram FDA 21 CFR Part 11 e outras exigências regulamentares.
Fluxo de Trabalho: Processamento de Fatura
Como um exemplo de gerenciamento de fluxo de trabalho, vamos dar uma olhada no ato de processar uma factura. No M-Files, as opções de estado de fluxo de trabalho em uma fatura pode ser configurado para "recebido", "à espera de aprovação", "aprovado", "rejeitado" e "pago na íntegra." Os administradores podem definir quem pode mover um documento para dentro ou fora de um determinado estado. O propósito deste exemplo, apenas um gerente pode ser capaz de aprovar faturas ou somente um contador pode mover um objeto para o estado "pago integralmente". M-Files fornece propriedades de atribuição "atribuído a", "descrição do trabalho", "monitorado por", "prazo" e "tarefa concluída" -, mas M-Files também pode ser facilmente configurado para atender às necessidades específicas de uma empresa ou tarefa, usuários e arquivos definidos como participantes em fluxos de trabalho específicos são notificados via e-mail durante as etapas do fluxo de trabalho que eles estão associados.
Além disso, as faturas podem ser localizadas e vistas por qualquer de suas propriedades de metadados associados. Por exemplo, as faturas podem ser organizadas e exibidas pelo cliente, por mês, pelo seu estado de fluxo de trabalho (ou seja, aprovado, aguardando aprovação), ou por, literalmente, qualquer outro atributo definido pela empresa em sua estrutura de metadados.
BPM - Business Process Management para objetos não associados com documentos
Os processos de negócios nem sempre são centrados em documentos, e você também pode aproveitar os recursos de fluxo de trabalho M-Files para objetos não associados com documentos, como projetos, equipamentos / gestão de inventário, tarefas de manutenção, etc. Em um ambiente de gerenciamento de projeto, por exemplo, você pode impedir os gerentes de projeto de mover o projeto em fase de "implantação" se eles ainda não realizou uma avaliação do risco para o projeto.
Com M-Files, você pode especificar papéis dos membros da equipe do projeto como propriedades dentro do cartão de metadados do projeto, em seguida, atribuir tarefas, como fluxos de trabalho para cada membro da equipe, que podem incluir os prazos das tarefas para cada fase, regras para iniciar trabalhos uma vez que os marcos do projeto forem alcançados ou para a divulgação de documentação específica para projetar os membros da equipe após a conclusão de cada etapa.
Workflow Móvel
Utilizando as capacidades de fluxo de trabalho M-Files só pode ter um impacto substancial na forma como você gerencia seus ativos de informação e processos de negócios, no entanto, aproveitando o aplicativo móvel M-Files você pode ter um impacto ainda maior sobre o ROI de seu sistema de ECM. Segundo o Gartner, 40% dos funcionários utilizam plataformas móveis, que podem apresentar desafios na obtenção de aprovações rápidas de seus colaboradores quando eles estão em movimento.
A boa notícia é que o aplicativo móvel M-Files está disponível para iPhone, iPad, Android e Windows Phones para permitir que os funcionários aprovar documentos e marcar as suas tarefas como concluída enquanto estiver usando seus tablets e smartphones - e, claro, com a FDA assinaturas electrónicas conformes.
Automatizar processos de negócios
e aumentar a produtividade
Utilize M-Files Workflows para agilizar os processos de negócios comuns (como as aprovações de contrato, o conteúdo controlado, faturamento, etc.), manter-se produtivo, e assegurar o cumprimento das politicas. Assista a este vídeo e descubra como M-Files automaticamente monitora cada etapa do processo e envia uma notificação quando há algo que precisa ser tratado.
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