Indústrias altamente regulamentadas podem facilmente ser vítima de problemas de não conformidade, sem um sistema de gestão de informação eficaz. Sem uma abordagem centralizada e de toda a organização para gerir o seu conteúdo, as empresas deixam-se vulneráveis por causa das dificuldades e complexidade do gerenciamento de informações e processos que afetam a conformidade.
Dada a alta prioridade que as organizações e indústrias fortemente regulamentadas devem colocar no gerenciamento de conformidade e da quantidade de documentação que deve apresentar para apoiar e cumprir as iniciativas de conformidade. Como resultado de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) deve desempenhar um papel central integrado no gerenciamento de conformidade eficiente.
Soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo fornecem uma abordagem centralizada para rastrear e armazenar documentos e para manter o controle de versão. ECM também automatiza o fluxos de trabalho e lembretes; faixas e logs de acesso de documentos e controle de versão; integra outros sistemas empresariais para eliminar silos de informação; e proporciona segurança, limitando o acesso as pessoas autorizadas. Além disso, sistemas ECM fornecer uma trilha de auditoria de acesso a documentos, controle de versão, e as aprovações que as organizações precisam para manter a qualidade e comprovar a conformidade.
Gestão SOP: um componente chave para conformidade
Um aspecto importante para atingir e provar os cumprimentos de normas que residem na gestão e utilização de procedimentos operacionais padronizados (POPs). SOPs documentar operações e procedimentos de negócios reais e precisam ser lido por funcionários para fins de formação para conformidade. Com mais e mais funcionários trabalhando remotamente a partir de seus dispositivos móveis nos dias de hoje, a capacidade de alavancar tablets e smartphones para ler e assinar em SOPs é fundamental para a implementação de ações corretivas.
A melhor maneira de documentar a criação, manutenção e adesão aos SOPs é com um sistema de ECM. Quando SOPs são criados e modificados, a solução de gerenciamento de conteúdo empresarial documenta a colaboração e emprega o acesso aos SOPs modificados. Os funcionários são obrigados a ler os SOPs e confirmar que eles compreenderam o material com assinaturas electrónicas. Se as empresas devem demonstrar que os seus empregados leram os SOPs em determinados intervalos, o sistema ECM fornece uma maneira rápida e fácil para documentar e comunicar aos auditores e gestores de conformidade.
POPs podem ser programados em sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo. Por exemplo, se um SOP ou regulamento estabelece que certos documentos devem ser revistos periodicamente para atualizações, lido para fins de formação ou compartilhado com outros - esse processo pode ser gerenciado dentro do sistema ECM, que gera lembretes automáticos e pistas de auditoria, conforme necessário.
Por outro lado, um recorde de desvio de qualidade no sistema ECM pode levar a grandes alterações dos SOPs relacionados e todo o fluxo de trabalho - desde a gravação de desvio e a solicitação de mudança SOP para a formação das novas SOPs ao fechamento do desvio.
Há uma clara convergência entre conteúdo e gerenciamento de conformidade. Dadas as elevadas exigências que a conformidade e de gestão SOP em uma organização, é importante considerar os benefícios de eficiência, transparência, auditoria, arquivo, segurança, colaboração, gestão de processos, gravação de assinatura, geração de relatórios e recuperação de conteúdo que uma solução ECM pode fornecer.
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