Sistemas de qualidade em muitas empresas e organizações são baseados em procedimentos bem documentados, operacionais e padronizados (POPs). Apresentando SOPs, e garantir que eles sejam seguidos, contribui diretamente para a qualidade de produtos e serviços e conseguinte para o sucesso global de uma organização. Gestão SOP inclui a criação, atualização e divulgação de informações sobre os processos, e é muitas vezes ligada a requisitos de conformidade e atividades de garantia de qualidade. Pode-se simplificar tudo isso dizendo que os sistemas de qualidade são todos sobre documentar seus processos atuais e certificar-se que as partes interessadas estejam cientes deles e que eles sigam estes processos.
As organizações militares, empresas de manufatura, provedores de saúde, empresas farmacêuticas e empresas em muitas outras áreas indústriais enfrentar os desafios do dia-a-dia da gestão de SOP. Confirmar que os processos existentes e que são compatíveis com os regulamentos e provar que as políticas foram seguidas é bastante difícil, mas então como gerenciar esses processos?
Desvios e ações corretivas e preventivas
Os desvios ocorrem inevitavelmente, e os resultados podem variar de indetectável a catastrófica. Por exemplo, uma máquina pode ter sido calibrada de forma incorrecta, como resultado, os padrões de qualidade do produto são comprometidos, uma investigação descobre o problema de calibração e, finalmente, destaca a necessidade de uma mudança para as instruções de calibração e o processo de calibração.
Quando qualquer desvio significativo é descoberto, uma ações corretivas e preventivas relacionadas (CAPA) devem ser definidas, documentadas e comunicadas pela equipe de gestão da qualidade. A CAPA deve então ser monitorada para verificar se os indivíduos afetados leram e compreenderam as novas normas associadas.
Uma gestão SOP bem sucedido, portanto, engloba tanto conteúdo e gerenciamento de processos para garantir que foram lidos e compreendidos pelas pessoas apropriadas.
Racionalização Gestão SOP com ECM
Aproveitando um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) para gerenciar a criação, modificação e gestão da documentação SOP faz todo sentido uma vez que estes sistemas tipicamente oferecem recursos de gerenciamento de controle de acesso e de controle de versão. No entanto, sistemas ECM modernos ajudam as organizações a agregar valor muito além de apenas armazenar os documentos SOP com características tais como:
Gestão da Formação
Formação sobre os novos procedimentos pode ser administrado através de uma solução de ECM com base nas funções dos trabalhadores usando fluxos de trabalho e atribuições de tarefas. Colaboradores "assinam" em suas necessidades de aprendizagem com assinaturas electrónicas, que fornecem provas e verificação das tarefas concluídas. Atribuições baseadas em funções também garante que os novos colaboradores são atribuídos aos requisitos de aprendizagem automaticamente.
Gestão da Mudança
Um sistema ECM pode ajudá-lo a especificar um processo de mudança controlada por SOPs. Tarefas e exigências de aprendizagem são automaticamente enviados aos colaboradores, se o processo se alterou significativamente, e os colaboradorespodem facilmente rtem acesso as alterações destacadas em relação à versão anterior.
Recolhimento de Provas
Provando aos auditores que a organização está seguindo os processos descritos pode ser complicado. Sistemas ECM gravam a conclusão de tarefas recorrentes, que servem como provas durante os processos de auditoria. Se um SOP diz que a temperatura do refrigerador deve ser verificado todos os dias, você pode atribuir essa tarefa aos colaboradores apropriados que podem, em seguida, verifique se a conclusão desta tarefa com uma assinatura eletrônica.
Racionalização dos Processos
Sistemas ECM ajudar a substituir papel e listas de verificação baseados em Excel por formulários eletrônicos que utilizam assinaturas electrónicas e / ou digitais. O mesmo se aplica a todos os processos de aprovação - em vez de perseguir as pessoas no escritório para assinaturas de tinta em papési, aplicativos móveis e assinaturas digitais podem ser usados para simplificar drasticamente os processos de aprovação e gerenciamento de tarefas.
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