O problema com ECM
Gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) tem uma reputação de ser excessivamente complexa. Isto é provavelmente porque tradicionalmente o principal motor de um ECM tem sido a necessidade de manter a conformidade com as regulamentações nos diferentes setores da industria, no entanto, se um sistema de ECM excessivamente complicado, fará com que a equipe se recuse a usá-lo. O que eles vão fazer é criar sistemas e processos para gerenciamento de conteúdo fora do sistema ECM. Um estudo recente realizado pela AIIM confirma isso; ele afirma que, "61% de todos os entrevistados relataram que metade de todo o conteúdo é gerenciado fora da ECM." e este é um problema que precisa ser resolvido.
A Solução:
Essencialmente empresas consistem de três elementos: pessoas, processos e tecnologia. É só quando vemos o "problema com ECM" através destas lentes que o problema da complexidade ECM e usabilidade pode realmente ser abordadas. AIIM sugere que, "Configurando um ambiente ECM simples de usar, mas robusto e compatível é primordial se as organizações esperam que os seus funcionários adotem o sistema e maximizem os benefícios que podem ser alcançados com ele."
Querendo saber por onde começar a alcançar a simplicidade, facilidade de uso e robustez na sua implementação ECM?
Aqui estão três passos para chegar lá:
Passo 1: ECM Planning - Envolva seus usuários
Usabilidade é a área que é mais frequentemente negligenciados pelas organizações. Muito tempo e esforço é gasto a preparar para o resultado final ECM, mas a única coisa que é discutido no início do projeto-é a tecnologia. A fim de alinhar ECM com as atividades e funções dos usuários, eles devem estar envolvidos no processo de planejamento desde o início. TI e os usuários devem trabalhar juntos como uma equipe. AIIM sugere que, "implementações de ECM de sucesso começam com o envolvimento do usuário a partir de levantamento de requisitos e avaliação solução através da vida do projecto, do início ao postar implementação acompanhamento."
Nas fases de planeamento, as seguintes questões devem ser abordadas:
- Como são funcionários que utilizam sistemas e processos atuais?
- Exatamente como são documentos utilizados nestes processos?
- Como garantir a simplicidade no armazenamento e acesso a conteúdo, não importa onde ele reside? a mobilidade é necessária?
- Quais os níveis de searchability, acessibilidade e colaboração são necessários?
Esta abordagem de equipe permite que as organizações acessar com facilidade de uso e simplicidade no âmbito da execução. Tudo pode ser simplificada, uma vez que o usuário é compreendido.
Passo 2: Plano para a Integração
A maioria das organizações operar múltiplos sistemas de negócios e repositórios de conteúdo que significa que os usuários devem navegar por vários sistemas para fazer seu trabalho. A integração ECM com plataformas e aplicações existentes é fundamental e ajuda a aliviar essa complexidade, permitindo aos usuários acessar a versão mais atual e precisa de um documento de qualquer sistema. AIIM oferece alguns conselhos sábios sobre o valor da integração:
"Em um ambiente ECM ideal, a informação não está amarrada a um local específico, e pode ser acessado e sincronizados entre, vários sistemas e dispositivos sem a duplicação de conteúdo. Como resultado, os ativos de informação são liberados a partir dos limites de aplicativos, plataformas e silos de informação. Independentemente de onde ele reside, os usuários podem rapidamente e facilmente encontrar e utilizar as informações que eles precisam para ajudá-los a tomar decisões mais informadas e proporcionar maior valor aos clientes ".
A integração provou ser um princípio fundamental e importante na arquitetura de uma aplicação verdadeiramente eficaz gerenciamento de conteúdo corporativo. Enquanto integrar múltiplos repositórios é hoje em dia uma tarefa técnica bastante trivial, alguns sistemas ECM são integrados com ERPs e CRMs porque a integração ajuda os usuários a contextualizar as relações entre objetos de dados. Quando as integrações são implementadas, aproveitando metadados para criar relacionamentos entre os objetos de informação em todos os sistemas de negócios, os usuários podem aproveitar os dados de CRM estruturados em modelos de documentos e ver como os clientes e projetos estão ligados a documentação. Metadados é o "molho secreto" que permite, recursos precisos inteligentes de busca multi-sistemas no âmbito da empresa e serve como base para outras capacidades do núcleo de ECM, tais como gestão de processos de negócios, controles de acesso, replicação e muito mais.
Passo 3: Desenvolver um Ecossistema
Uma das tendências mais recentes em usabilidade ECM está vendo e construindo toda a empresa como um ecossistema. AIIM defende que uma vez que os sistemas críticos de negócios são integrados na plataforma ECM, os utilizadores beneficiam de "conteúdo no contexto que fornece uma visão personalizada de 360 graus de outras informações relacionadas com o que eles estão trabalhando apartir de uma plataforma simples e unificada." De uma perspectiva de TI , este ecossistema permite a simplificação do que os usuários pode "ver" porque eles usam um único acesso à informação e ainda mantem a flexibilidade, segurança e escalabilidade no backend.
Recomendações
Com o aumento da consumerização da tecnologia, as expectativas dos usuários de simplicidade e usabilidade dentro da empresa têm crescido. Os departamentos de TI deve calibrar sua abordagem para incluir feedback do cliente em seu processo de planejamento e explorar como os sistemas podem "encaixar" para fornecer uma visão corporativa de informações e fornecimento de um sistema de ECM realmente utilizável.
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