O objetivo permanece o mesmo, mas o jogo de gerenciamento de mudanças evoluiu. É menos sobre o planejamento para futuras mudanças e tudo sobre a tornar-se mais ágil, a fim de gerir eficazmente a mudança constante.
As empresas precisam ser capazes de inovar rapidamente e implementar continuamente melhorias. Eles precisam procurar qualquer avanço que lhes permitam trabalhar mais eficazmente, se mover mais rápido, e, finalmente, tirar proveito de todas as oportunidades antes da competição bater a porta. Para este fim, o compartilhamento de dados e colaboração cada vez mais determinar o quão rápido uma organização pode se mover.
As mudanças tornaram-se uma força constante, mas a mudar tem sido sempre difícil. A natureza humana resiste fortemente em mudar, e o mesmo vale para os negócios. Para as organizações, mais mudanças pode equivaler a mais riscos e custos.
Comece pelo início.
Tire um tempo para examinar os atuais programas de gerenciamento de mudanças e avalie em termos de sua capacidade de promover ágeis evoluções no local de trabalho. Uma equipe multifuncional pode ser encarregado da avaliação. As perguntas a serem feitas e respondidas deve começar no topo e, em seguida abrangem todas as equipes que implementam o gerenciamento de mudanças. As seguintes questões devem ser abordadas como parte de qualquer avaliação eficaz programa de gestão da mudança:
- Existe um compromisso com a mudança de gestão?
- O gerenciamento de mudanças alinha com os objetivos de alta prioridade da organização?
- Os colaboradores de TI e tem as ferramentas apropriadas para a gestão da mudança?
- Como o progresso é monitorado e avaliado?
- Os processos de gerenciamento de mudanças dependente de supervisão manual?
- Que sistemas, ferramentas e tecnologias que permitem os fluxos de trabalho de gerenciamento de mudança?
- Quais são os gargalos nos fluxos de trabalho, e esses gargalos são desvios de processo não sancionados que expõem a empresa a riscos?
Sinais de fraqueza - Identificação de áreas de ineficiência ou risco
Durante a revisão das práticas de gestão da mudança em curso, devemos sempre ficar atentos a qualquer forma de risco, problemas de produtividade, qualquer processo que está a ocupando uma grande quantidade de tempo para os funcionários, gerentes, ou ambos. Erros que afetam a qualidade dos produtos ou serviços também deve ser destacado e quantitativamente avaliada.
Dentro de muitas indústrias, o passivo será uma consideração prioritária ao avaliar o gerenciamento de mudanças. Que aspectos da gestão da mudança poderia potencialmente colocar a organização em risco de não-conformidade com os regulamentos ou colocar a empresa em risco financeira, operacional ou legal significativa?
Gestão de documentos, alinhamento e gestão da mudança
Equipado com uma sólida compreensão dos pontos fortes e fracos da gestão da mudança em curso, é hora de considerar novas estratégias e ferramentas. Muitas organizações hoje, estão fazendo grandes mudanças em software de gerenciamento de documentos como uma maneira de impulsionar a agilidade.
Melhor visibilidade e gestão de documentos é benéfico para o gerenciamento de mudanças. Todos podem trabalhar a partir de uma única fonte. A solução moderna DMS também equipa os funcionários com acesso mais rápido a todas as informações. O desempenho impacta positivamente as suas tarefas diárias, os funcionários tornam-se defensores da nova plataforma e as mudanças associadas, que impulsiona a adoção do usuário.
Uma base eficaz para gerenciamento de documentos também pode ajudar os departamentos e equipes de gerenciamento de mudanças integrar melhor as informações. Acesso a fontes mais amplas de informação conduzem melhor a tomada de decisão e torna possível obter mais valor de todos os ativos de informação digital.
Para a TI, o alinhamento da gestão de documentos com gerenciamento de mudanças permite o gerenciamento e controle da infra-estrutura e software de forma mais eficaz. Maior visibilidade, recursos de controle inteligentes, um melhor acompanhamento e registro e muitas outras DMS permitem que a TI ajuste a infra-estrutura de informação.
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