Bem, pessoal, é essa época do ano outra vez! Gartner Research acaba de lançar seu Magic Quadrant para Enterprise Content Management e pelo quarto ano consecutivo reconheceu o M-Files como um dos principais fornecedores de gerenciamento de conteúdo entre as vinte primeiras empresas. O Gartner também foi incluído no mercado "contextualização" associado para o mercado da Europa, especificamente observando, entre outras coisas, o nosso estabelecido e rápido crescimento de negócios na Europa, bem como as nossas soluções para indústrias altamente regulamentadas, em especial com a conformidade e com os regulamentos e normas como a FDA, HIPAA, ISO e Boas Práticas de Fabricação da UE são importantes.
Em outros posts, tenho afirmado que este reconhecimento da comunidade de analistas valida que a nossa abordagem única para gerenciamento de conteúdo corporativo está sendo abraçado por usuários e analistas. Curiosamente, o tema do Quadrante Mágico é o "drive para a relevância contextual", que coincide com um dos nossos princípios fundamentais, para fornecer "conteúdos em contexto." No M-Files, muitas vezes, falar sobre o conceito e valor do conteúdo gestão por "o que é" não "sempre que seja", e à luz do foco da Gartner no Quadrante ECM mágica deste ano, eu pensei que poderia ser divertido para levar um mergulho mais profundo sobre por que esta abordagem torna M-Files stand cabeça e ombros acima de outros fornecedores de ECM e de gestão de informação.
"Se você não sabe onde você está indo, você vai acabar em outro lugar." - Yogi Berra
Se eu fossesintetizar o sistema da M-Files para uma frase, seria, "M-Files ajuda as empresas a gerenciar cada coisa em seu negócio. Agora vamos analisar isso um pouco: ". “A gestão de todas as coisas” O uso das duas palavras, "cada coisa", em comparação com a única palavra "tudo", é importante. Acreditamos, não, sabemos, que a gestão de arquivos, documentos, contratos, propostas, etc., "conteúdos não estruturados", como gostamos de dizer no mundo da ECM, é apenas parte da história. Uma abordagem verdadeiramente eficaz para a gestão da informação tem de ter um papel ativo na gestão e transformação de outros tipos de informações ou dados, o que os técnicos se referem como "dados estruturados." Sem essa outra informação crítica é impossível realmente entregar "conteúdo no contexto", ou alcançar o objetivo essencial na primeira frase do MQ: "a unidade de maior relevância contextual para conteúdo empresarial torna necessário pensar em ECM como um investimento em longo prazo na capacidade de fornecer conteúdo relevante para aplicações de negócios.”.
M-Files aproveita o poder dos dados estruturados
Por exemplo, vamos considerar uma fonte comum de outros dados estruturados: um sistema de CRM. Como todos sabem, o CRM gere clientes, contas, contatos, leads, oportunidades e vendas relacionadas e processos de suporte. Ao integrar M-Files com um CRM, a arquitetura orientada à metadados de M-Files pode efetivamente aproveitar esss dados estruturados, como metadados, para estabelecer relevância. Por exemplo, uma proposta é importante para um determinado vendedor porque ela está relacionado com os clientes a que ele está associado. Considere outro exemplo de um sistema de dados estruturado, um ERP. ERPs estão envolvidos em uma variedade de processos de negócios, como contabilidade e faturamento, ordem de compra e processamento de ordens de serviço, gestão de fornecedores, inventário, etc. Daí em diante, o ERP fornece informações vitais para estabelecer relevância para uma fatura ou uma ordem de compra que é administrado no sistema ECM. A fatura tem de ser paga, porque ela está relacionada a uma ordem de serviço que é então correlacionada com um vendedor de prestação de serviços em um projeto chave. Note-se que a única coisa nessa lista que é um "documento", por si só, é uma fatura. Por isso a importância de uma fatura, na verdade, a sua relevância, está diretamente estabelecida pela informação que existe em outro sistema. Agora, considere outros sistemas estruturados de dados para outros fins: sistemas de RH, sistemas de gestão de casos, a multidão de sistemas que a gestão de informação crítica na indústria de petróleo e gás, como os dados associados às operações, produção, uso da terra, geologia, etc.
ECM e Integração
Em suma, é impossível cumprir esta visão do Gartner de, a busca da "relevância contextual", sem forma eficaz e eficiente de integração com esses outros sistemas. Além disso, a duplicação de conteúdo e informação é um objetivo primário de outro sistema de gerenciamento de informações ECM ou, outros dados críticos não podem simplesmente ser copiados, por isso, um requisito fundamental de uma solução verdadeiramente eficaz, é a capacidade de desenvolver direto, dinâmico, as integrações de preferência bi-direcionais com essencialmente qualquer outro importante sistema de negócio ou empresa.
Na verdade, AIIM recentemente pesquisou o mercado de ECM em apenas este aspecto, entre outros, se as implantações de ECM existentes foram integradas com outros sistemas de núcleo da empresa, em seu relatório Decisões 2015 ECM, e eles determinaram que mais de 62% das implantações existentes não tinha, zero, nada, de ligações entre os seus sistemas de ER,finanças e sua ECM ou sistema de RM (gerenciamento de registros). E isto nem sequer aborda a noção de saber se essas ligações são eficientes e eficazes quando elas existem.
É por isso que estes sistemas, ou seja, ECM, gerenciamento de documentos, gerenciamento de registros, etc., não funcionou muito bem no passado. Eles não trabalharam, ou pelo menos não trabalharam bem, se você não fizer isso, estas ligações e integrações podem ter uma reflexão tardia, ou na melhor das hipóteses complicada e exigente em termos de recursos e manutenção
Se você estiver interessado em aprender mais sobre como o M-Files cumpre a promessa de "relevância contextual" para que ECM "funciona", fique atento para a Parte Dois deste post.
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