Em um post anterior, dados perdidos: foi demonstrado um problema crescente para as empresas, apontamos os problemas que as organizações têm com grandes volumes de informação digital não utilizada e esquecida. Nós discutimos, reconhecendo a existência de dados perdidos, lidar com seus desafios e evitar as armadilhas potenciais. Curiosamente, uma nova tendência surgiu.
As empresas estão começando a reciclar seus dados perdidos, aproveitando as soluções de gerenciamento de conteúdo (ECM).
O atual sistema de negócios exige uma atenção mais minuciosa de registros e a capacidade de produzir provas para controle de qualidade, conformidade, ações judiciais, redução de riscos e muito mais. Funcionários, como resultado, tendem a manter tudo e, consequentemente, uma enorme onda de informações não utilizadas. "Caos de conteúdo" o que assola muitas empresas e organizações.
Os funcionários estão gastando mais tempo para organizar suas informações e ainda acabam perdendo tempo procurando informações extraviadas ou perdidas.
Em vez de ignorar o impulso em dados perdidos e aceitar o conteúdo de caos inevitável, as empresas precisam desenvolver a capacidade de identificar e gerenciar informações em todas as fases do ciclo de vida. Uma vez que um dado tem alcançado o seu propósito, ele pode ser arquivado adequadamente, com base nas regras de retenção, simplificando a quaisquer requisitos de descobertas futuras.
Dados mais exigentes
A identificação de dados perdidos legítimos permite que permaneçam visíveis, de tal forma que ele pode ser gerenciado para evitar quaisquer riscos associados. Por exemplo, se os dados “perdidos” contêm informações sigilosas sobre atividades confidenciais ou empregados, pode ser criptografado e protegido com restrições de acesso.
Aprender a reconhecer os dados realmente perdidos também envolve aprender a reconhecer a informação que deve ser mantida viva. Uma solução ECM que ofereça suporte a metadados pode simplificar muito a classificação e identificação de dados perdidos e ativos. Conteúdos podem ser marcados de forma que criam relacionamentos entre vários tipos de informações e mantém ativos coletivos mais visíveis dentro de categorias relevantes de pesquisas. O novo analytics emergentes do texto e tecnologias de aprendizagem de máquinas auxilia na autoclassificação de conteúdos com base no mesmo. Esta é uma grande ajuda como curadoria de metadados, manualmente muitas vezes um exercício que ninguém realmente tem tempo para fazer.
Dados mais inteligentes, mais claros.
Injetar mais inteligência em seus dados essencialmente torna mais claros ou visíveis, os ativos vivem mais tempo e podem ser usados por mais pessoas. Em muitos casos, dados perdidos nunca ficam perdidos por muito tempo, uma vez que pode ser reciclado regularmente para uso que vão além da intenção original. Essa reutilização de dados geram enormes ganhos de negócios em eficiência, como pesquisas de indústria citadas acima de 70% da documentação sendo recriado em algum momento.
Tomadores de decisão podem conseguir melhores resultados, uma vez que podem encontrar e utilizar todas as informações pertinentes, e a produtividade sobe para todos os trabalhadores do conhecimento na organização, uma vez que toda a equipe irá gastar menos tempo à procura de informações equivocada.
Como um impulso para a introdução de melhorias de toda a empresa, estes, dados perdidos pode ser um fenômeno positivo neste momento. E reciclando dadas, soluções de ECM inteligentes de hoje em diante podem eliminar a necessidade para o termo, "dados perdidos.”.
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