Em seu post sobre o Gartner Blog Network, "Digital GRC: O amanhecer de uma nova Era," John Wheeler prevê que um novo ecossistema de governança, riscos e conformidade, e tecnologias são preparados para interromper o pensamento atual sobre o que se aproxima. Ele define tecnologia digital como os aplicativos de software emergentes tais como soluções de gestão de documentos que abordam os desafios colocados pela infraestrutura em nuvem híbrida, mídia social, dispositivos móveis, grande volume de dados e a Internet.
O artigo reflete a crescente importância da mitigação de pensamento, avaliação e risco baseado no risco. As empresas já não podem prosperar através de rastreamento e análise de problemas; demanda tem subido para preditivas ferramentas e tecnologias que ajudam a identificar e mitigar riscos antes que eles afetem a continuidade dos negócios ou conformidade.
A ruptura Digital
De acordo com uma pesquisa do Gartner mencionada no post do Wheeler, "65% dos CEOs veem suas disciplinas de gerenciamento de risco ficando para trás" hoje na era da informação digital, decorre o desafio e a rápida taxa de progresso. Os avanços de tecnologia que expandiram nos mercados e oportunidades globais complicaram além do velho padrão de 'controle de documento'. As empresas estão mais ligadas do que nunca, e a informação digital tornou-se muito mais prevalente e dispersa.
Destas tradicionais metodologias de gerenciamentos e descuidos se quebram rapidamente quando a informação digital viaja além do firewall e na nuvem ou em um dispositivo móvel inteligente, as empresas precisam de ferramentas que são adaptadas para o mundo digital. Um dos sintomas da falta de ferramentas adequadas são que muitas organizações estão enfrentando dificuldades ou ainda implantando ferramentas não autorizadas.
Gerenciamento de documentos ajuda a combater os concorrentes
Em vez de adotar uma atitude passiva sobre gerenciamento digital, as empresas imediatamente podem tomar medidas para mitigar riscos e construir uma base mais esperta para futuras ferramentas e abordagens. Uma solução de gerenciamento de documentos (DMS) com suporte integrado para fluxos de trabalho de processo pode automatizar a supervisão de ativos digitais dentro do firewall, bem como a nuvem ou em dispositivos móveis.
Como base para a arquitetura de informação da organização, um best-in-class DMS pode beneficiar muitas tarefas relacionadas a gerenciamentos e processos. Controles mais rígidos e melhor visibilidade sobre documentos de conformidade crítica mitigar riscos numerosos. Por exemplo, a centralização de ativos digitais e fornecer uma única, cópia segura de todo o conteúdo evita a tentação de os funcionários a se engajar em comportamentos arriscados como duplicar ou copiar conteúdo confidencial para seus dispositivos móveis. As pesquisas mais rápidas que resultam torna eficiente e fácil para que os funcionários façam o seu trabalho e também tornem possível para localizar e rastrear todos os conteúdos sensíveis e ativos relevantes para o gerenciamento de dados amigável.
A capacidade de conteúdo de marca torna a conformidade de documentos e arquivos de provas extremamente visível e facilita o gerenciamento automatizado desses ativos Tagging e também cria relações entre vários tipos de conteúdos e suporta uma ampla gama de funções automatizadas e tarefas que podem ser implementadas pelo DMS. Estes incluem monitoramento automático e sinalização de violações ou comportamentos arriscados e a invocação rápida de ações.
Esses recursos tornam possível integrar políticas e regras de gerenciamento em conteúdo digital hoje. As empresas podem ter disponibilidade de ferramentas especializadas de Gerenciamento Digital, tomando passos para aperfeiçoar arquiteturas de informação em antecipação com as mudanças previstas para vir.
A maneira de baixo risco para reforçar a mitigação de risco digital
O potencial de um sistema de gerenciamento digital deve ter uma tendência para assistir e incentivar as empresas a avaliar a atual base de informações e estratégias de gestão que irão impedir ou agilizar a adoção de ferramentas e metodologias de mitigação de riscos futuros. Com a solução de gerenciamento de documento certo, as empresas podem desfrutar de benefícios imediatos que resultam de pesquisas mais rápidas, fluxos de trabalho automatizados e aumentar a segurança. Em longo prazo, o mercado DMS será certamente construir sobre os sucessos anteriores as tarefas relacionadas a conformidade e oferecer roteiros que levam em consideração as soluções e abordagens dos conteúdos Digitas atualmente em evolução.
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