Quer saibamos ou não, nós todos experimentamos o efeito comportamental conhecido como o trade-off precisão de velocidade. Basta pensar sobre a tentativa de mover o mouse pela tela do computador rapidamente ou tentar inserir uma chave para destravar uma trava, e imaginar como uma tentativa de velocidade pode resultar em vagando cursores e desastre. Felizmente, não há nenhuma compensação necessária quando se trata de automatizar seus processos de contas a pagar (AP). Ao fazê-lo com um sistema de gerenciamento de informações empresariais (EIM), você têm ambos os atributos.
Em um relatório recente, foram avaliados "Cinco métodos para melhorar as contas visibilidade pagamentos e relatórios", o Instituto de Finanças e Gestão (IOFM) observou que o trabalho de um controlador depende de "acesso rápido à informação financeira precisa e abrangente." Infelizmente, a maioria das organizações, informações AP é presa e, por vezes, perde-se em papel. De acordo com o IOFM, quase 60 por cento das faturas ainda chegam como documentos em papel. Além disso, apenas 23 por cento de departamentos AP têm um elevado grau de automatização, deixando 77 por cento de organizações lidando com uma variedade de problemas.
Papel + ineficiência = Problema
O papel é difícil de controlar, fácil de perder, e caro. Trabalhar com ele é caro, considere os recursos necessários para lidar com papel, e mantê-lo, tornar as informações sobre ele visíveis, e manter as informações, garantindo apenas a entrega é difícil, como é o compartilhamento de informações e colaboração, especialmente entre os trabalhadores remotos ou parceiros. Além disso, o papel também aumenta a dificuldade de conseguir informações, levando a maiores custos e riscos associados à conformidade, auditorias e relatórios.
Mas o papel não é o único culpado. Organizações que gerem documentação AP digitalmente podem ter problemas se eles ainda estão vinculados a processos ineficientes. Mesmo quando a informação AP é digital, os trabalhadores em muitas organizações ainda usam e-mail para revisões e aprovações procuram manualmente as faturas e outros documentos AP em pastas de rede. Muitas vezes, o processo "digital" implementada torna-se uma replicação direta do anterior baseado em papel processo que não conseguem capitalizar sobre o valor total de um sistema de gestão de informação corporativa.
Como, então, um sistema de EIM pode ter velocidade e precisão?
Rápido AP: gestão de documentos, automação de armazenamento e recuperação, toda a informação é digital e pode ser acessada baseado no que é, ao invés de onde é tão que os departamentos de AP teem os dados precisos que eles estão procurando, rapidamente. Os funcionários já não tem que gastar horas rastreando o status de uma fatura escondida sob pilhas de papel na mesa de alguém. Eles já não passam dias verificando documentos específicos que foram revistos por pessoas adequadas e as tarefas foram concluídas de acordo com as exigências regulatórias. Eles já não perdem tanto tempo manipulandoinquéritos fornecedor, resolvendo as disputas de fatura, e tentando melhorar a comunicação interna para facilitar o fluxo do processo AP. Tudo isso acontece facilmente dentro do sistema de EIM.
Accurate AP: Automação garante uma melhor monitorização do estado da fatura e melhora a manutenção de registos, assim como a eliminação de varias informações repetida devido a uma única plataforma que gerencia todas as informações e processos. O mais importante com o sistema de EIM no lugar certo é que inclui um robusto controle de versão de componentes de trabalho garantindo que eles estão recebendo sempre a versão mais up-to-date de um documento. Não há mais procura em várias mesas para os mais recentes comentários. Não mais olhando para datas modificadas ou comparando as alterações em arquivos digitais para ter certeza de uma informação correta. A versão atual é imediatamente e facilmente disponível.
Um sistema de EIM oferece tudo que uma organização precisa para melhorar a qualidade geral dos processos AP. Você ganha a mais precisa, abrangente, conetada, auditada, e complacente, informações financeiras acessível. Você ganha mais velocidade comparado ao processo de papel e mais eficiencia, as faturas não mais se perdem, você possui maior e melhor visibilidade dos processos, reduz custos de processamento de informações, armazenamento, recuperação, acompanhamento, gestão, comunicação e colaboração. O papel IOFM diz que é melhor: "Cada um desses benefícios proporciona um retorno sobre o investimento para contas a pagar. Juntos, eles mudam fundamentalmente a maneira que os gestores controlam as informações financeiras ".
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