O ditado "uma corrente é tão forte quanto seu elo mais fraco" tornou-se mais e mais relevante para as organizações que estão comprometidas com um caráter de melhoria contínua. As empresas de sucesso estão constantemente procurando maneiras de automatizar, simplificar, executar e melhorar a linha de fundo, sempre que possível. A fim de completar ainda mais os seus esforços de melhoria contínua, as organizações devem olhar para os trabalhos de gestão de negócios guru Eliyahu M. Goldratt. Goldratt é pioneira no espaço de processo e produção de gestão. Ele é autor de vários romances e não ficção funcional sobre a aplicação da sua Teoria das Restrições (TOC) e acho que sua abordagem seja interessante e aplicável à implementação, de uma gestão moderna orientada por metadados de conteúdo empresarial (ECM) especificamente para a melhoria contínua.
A premissa básica da teoria das restrições é que qualquer sistema gerenciável é provávelmente limitado por um pequeno número de restrições, como uma linha de base, estes são encontrados nas áreas de despesas de processamento, e inventário operacionais. Dadas essas categorias, TOC é um paradigma popular no espaço de produção, onde muitas organizações utilizam metodologias de melhoria contínua como parte de suas iniciativas e estratégias de crescimento.
A Cadeia: Pessoas, Processos e Tecnologia
Mas a idéia de identificação de cada elo fraco em uma prática ou processo é corrigi-lo, isso se aplica de forma mais ampla quando consideramos o mercado de software empresarial e, em especial, o segmento de gerenciamento de conteúdo corporativo, olhamos para diferentes áreas de impacto: pessoas, processos e tecnologia.
Este agrupamento de elementos tem sido usado desde a década de 1980, quando o professor do MIT, Michael Hammer escreveu sobre o impacto estratégico de gestão de TI em negócios. Pense em todos os três como um sistema integrado e complementar para usar durante a implementação de programas de melhoria de processo e de uma visão holística, você precisa de todos os três alinhados para os esforços de reengenharia de processos bem sucedidos. Felizmente, TOC quase poderia ser o fim de um sistema de ECM, ou seja, para melhorar o fluxo de informações e tornar mais fácil para as pessoas, os processos e tecnologia passaram a trabalhar de forma eficaz.
ECM podem apoiar e fomentar a melhoria contínua quando vista através da lente de TOC. Aqui estão algumas dicas sobre como os princípios da TOC podem ser aplicados:
"O que é medido é gerenciado"
Para colocar a gestão antiga dizendo de outra forma, medindo algo oferecemos a informação que você precisa para ter certeza de conseguir o que precisa alcançar, a tomada de restrições é uma forma de medir o progresso de um sistema, tal como TOC nos diz. O que isto significa para a ECM é a capacidade de adicionar metadados e fluxos de trabalho para seus ativos de informação e converter documentos e dados para insights.
Exercer o controle: Restrições como positiva
As restrições podem ser problemas ou catalisadores de mudança, mas os sistemas de ECM modernos permitem que você exerça medidas positivas de controle sobre o sistema. Enquanto muitos vêem procedimentos operacionais padronizados (POPs) como constrangimentos para as empresas, sistemas de qualidade bem desenhados são provados para orientar as pessoas a trabalhar de forma mais inteligente. Com ECM, você pode fazer essa política mais acessível e verificar que os funcionários tenham aderido lido e entendido.
Usuário Adoção = ROI
O fator mais crítico na determinação ROI positivo para iniciativas de melhoria contínua é a adoção do usuário final. A tecnologia pode promover a recolha de dados e análise, mas o valor real vem de usuários finais motivados que vêem ECM como uma ferramenta que melhora a forma como eles lidam com a sua gestão da informação do dia-a-dia. Tradicionalmente, os produtos ECM foram implementados para o cumprimento regulamentar e usuários foram "forçados" a usá-los. Os usuários, no entanto, se rebelaram e conduziram toda a sua documentação "trabalho" fora do sistema. Este era um problema que tinhamos abordado com M-Files. Com nossa abordagem de próxima geração, não há necessidade que os usuários trabalhem fora do sistema, porque nós aperfeiçoamos a experiência do usuário com a interface elegante, configuráveis, visualizações dinâmicas e integração do Windows.
Enquanto você está focado na melhoria contínua para melhorar suas práticas, negócios e lucros, você também aplica a Teoria das Restrições. O primeiro passo é identificar as limitações de seus processos. ECMs modernos fornecem um conjunto de ferramentas ideais para não só identificar os constrangimentos, mas também melhorar a gestão do processo de mitigação.
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