Captura de documentos é o ponto de partida de onde todo o conteúdo (documentos em papel, documentos eletrônicos, etc.) devem ser ingeridos em um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM). A Associação para a imagem e Gestão de Informação (AIIM) define "captura" como "abrangendo os processos combinados de digitalização de documentos, correção de imagem, reconhecimento de texto, códigos de barras, campos de formulário e saída para um formato adequado posterior processamento ou armazenamento de arquivos."
A AIIM white paper "Localizar, Controle e otimizar suas informações" observa que "quase metade das organizações (pesquisadas) alcançaram uma economia de 40 por cento ou mais nos custos de armazenamento através da conversão de documentos em papel para o digital." Se você levar em consideração os ganhos de produtividade , o documento acima mencionado cita, que "42 por cento das organizações aumentaram a produtividade em 50 por cento do seu investimento de captura." a partir de uma redução de custos e um ponto de vista da produtividade, captura de documentos tem um impacto extremamente positivo na linha de fundo.
M-Files: Fazendo captura de documentos de modo fácil e poderoso
Como alguns de vocês sabem, nós anunciamos recentemente a disponibilidade de M-Files Capture, uma solução nova e poderosa na digitalização de produção e classificação de documentos.
Muitos de vocês que lêem o nosso blog sabe regularmente que um dos princípios fundamentais que impulsiona nosso desenvolvimento de produtos é a facilidade de uso. Com M-Files Capture, nossos clientes estão agora equipados com uma solução de digitalização best-in-class, bem como uma maneira fácil de garantir que os documentos digitalizados podem ser facilmente designado para fluxos de trabalho predeterminados e privilégios de acesso, e que eles são fáceis de encontrar sendo armazenados de forma segura nos arquivos. M-Files captura consiste em quatro operações distintas:
Digitalização - A "scan" é o ponto de entrada do processo de captura. Digitalização refere-se a ambos os digitalizando documentos em papel e importação de documentos electrônicos de pastas de rede. As imagens digitalizadas podem ser limpas e processadas por despeckling, rotação, corte, acrescentando selos, etc. Desde página digitalizadas por página pode ser hora dolorosamente demoradas, digitalização acelera o processo de páginas digitalizadas automaticamente fluindo em documentos lógicos. M-Files arquivos de captura até reconhece diferentes tipos de documentos dentro de lotes com base em diferentes layouts de documentos.
Extração - M-Files arquivos de captura automatiza a entrada de dados através da captura de campos de índice nos documentos digitalizados permite que você armazene como atributos de metadados no M-Files. Qualquer informação extraível pode ser salva como metadados.
Validação - Validação assegura que os dados extraídos a partir do documento é preciso. Por exemplo, um campo de número de telefone pode ser definido como um limite de 11 caracteres que só podem ser dígitos. Quando os dados são extraídos, qualquer coisa que quebra esta regra (ou seja, ter uma carta no campo) será trazido à atenção do operador do scanner que podera tomar medidas e correção apropriada. Outro exemplo é uma validação de encontro em uma lista pré-definida, onde o sistema pode garantir um nome do cliente identificado e correto com referencia de um sistema de CRM.
Exportação - documentos capturados e seus metadados são salvos diretamente para o arquivo M-Files e, em seguida, a full-magnitude da plataforma de ECM, M-Files pode ser usado para definir permissões automáticas e fluxo de trabalho para os documentos. Os documentos digitalizados são rápidos e facilmente detectáveis através de exibições dinâmicas orientada por metadados, e pode ser acessado através do seu PC, tablet ou telefone.
Vemos M-Files captura como a escolha principal para a digitalização de documentos no M-Files. Sua finalidade construída para a digitalização de alto volume e escalável ao nível da empresa. Esperamos que você o escolha como a sua rampa de acesso ao ECM.
Fique atento para a parte dois deste post onde discutiremos como a nossa abordagem de metadados inteligente garante que os documentos capturados podem ser integrados com dados estruturados em outros sistemas de negócios, fornecendo conteúdo no contexto.
Olá como podemos ajudar? 
