A primeira parte deste post, "Captura de Documento I" destacou o M-Files na captura de arquivos e discutimos as quatro operações distintas que realizam. Para este post, gostariamos de voltar atrás e examinar a nossa abordagem para documentar a captura e como ela é especialmente adequada para resolver os desafios de digitalização.
O Desafio de "Going Paperless"
Por muitos anos, a digitalização (sem papel) tem sido uma força poderosa no mercado de captura de documentos. O problema é que as organizações têm passado muito tempo e energia ficando fora do uso de papel, isto quando estão, finalmente, "sem papel" eles pensam que terminaram com o processo de gerenciamento de conteúdo.
Mas há muitas maneiras onde a digitalização pode dar errado. Por exemplo, a digitalização de todo o seu papel não beneficiam a sua organização:
- Se você não consegue encontrar o documento que você precisa, quando procurar por ele.
- Se você não sabe qual versão de um documento é a correta
- Quando você replicar a sua abordagem de pasta de arquivo ineficaz
- Se você não é capaz de aplicar controles de segurança
M-Files captura = Gestão de Informação Inteligente
Claro, um benefício fundamental de capturar documentos em papel em um estado digital deve ser capaz de organizar de forma mais eficaz, classificar e (controlar)-los. Infelizmente, as organizações muitas vezes lutam com isso.
Quando desenvolvemos M-Files, arquivos de captura, nós cuidadosamente pensamos sobre a transição entre documentos digitalizado. Essa transição no M-Files são conduzidas por metadados. O meu colega, Greg Milliken tem escrito sobre a nossa abordagem orientada a metadados e como aproveitá-las para dirigir todos os aspectos da gestão da informação e captura não sendo exceção. Com M-Files, arquivos de captura, as organizações agora têm a capacidade de automatizar muitos dos seus processos anteriormente baseados em papel por arquivos de forma inteligente auto-classificação e indexação digitalizados usando metadados.
Mais importante do que documentos: captura de dados
Para muitas organizações, a capacidade de capturar, controlar e informar sobre os seus dados tornou-se crítica. Análise de dados é relevante para capturar porque a maioria dos dados de negócios são encontrados em formatos não estruturados, como documentos e formulários. Também é relevante porque os dados mais perto são capturados para a sua fonte mais prováveis e precisas. Isso permite que as organizações capturem o conteúdo diretamente conforme os documentos são recebidos, e entreguem os dados de processos prontos para sistemas de negócios centrais, como ERP.
Por exemplo, uma organização pode usar M-Files, arquivos de captura para digitalizar uma fatura que irá, ser lançada em uma automação de workflow, sendo a fatura aprovada em seu processo as informações adequadas será para o sistema ERP preenchida automaticamente. Uma vez que os dados são capturados de forma inteligente e classificados podem ser analisados. A organização pode recolher 24/7 de visibilidade em seu faturamento, obter insights como processo time-to, e, finalmente, garantir relatórios financeiros oportunos e precisos.
M-Files captura oferece uma base de energia para a captura com nível de produção de documentos e dados a partir de praticamente qualquer fonte. Para clientes M-Files, q a solução de digitalização e indexação mais flexível e abrangente disponível, e que oferece os mais altos níveis de segurança e conformidade. Esperamos que você considere adquirir M-Files captura para a sua organização.
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