Forrester Research oferece muita sabedoria quando se trata de êxito na implantação de sistemas de gestão de conteúdo empresarial (ECM), em particular, a gestão de projetos de implementações de ECM. Em seu relatório, "Programas, e não Projetos: interativos níveis de satisfação ECM implantações unidade superior", Forrester oferece estratégias de gerenciamento de projetos que garantem alta adoção do usuário em ECM.
Aqui no M-Files, já pesquisamos os nossos clientes sobre a sua experiência com a nossa solução de gerenciamento de conteúdo corporativo e eles relataram uma taxa de satisfação do cliente de 98%. Desde que estamos nos esforçando para preencher a lacuna para o último dois por cento, pensamos que seria interessante compartilhar e elaborar sobre três recomendações do relatório da Forrester sobre a implantação de sistemas de ECM com a adoção alta e satisfação do usuário.
1-Tenha um caso de negócio. Forrester afirma, "satisfação aumenta quando métricas de sucesso mudam de tecnologia de negócios conduzidos." Nós achamos que os usuários que normalmente sentem a dor de não ter ECM, em primeiro lugar, são muitas vezes ignorados quando a empresa de TI impulsiona a implementação. Segue-se então que esses usuários que são ignorados no processo de implantação ECM são improváveis em adotar o sistema. Forrester constata que a luta contra as implantações com uma abordagem interativa, e mais importante, em parceria com patrocinadores empresariais, promove a adoção do usuário. Atrevo-me que a maioria dos clientes M-Files compra a solução, porque eles têm um negócio "dor" específico, como um processo de papel, ou a incapacidade para localizar documentos de um site do cliente. Nossas taxas de adoção alta de usuários derivam do fato de que temos sido capazes de resolver esses problemas de negócios muito tangíveis.
2-Faça uma coordenação transparente e inclusiva. Normalmente, um plano de ECM fornece um quadro para definir funções, responsabilidades, procedimentos e processos para usuários que trabalham com o sistema de ECM. Forrester adverte que "a falta de coordenação” estava entre os principais desafios que enfrentam os programas de ECM. Eu suspeito que este desafio revela que as organizações pesquisadas não nomearam um comitê de direcção funcional transversal com os ambos meios de TI e as unidades de negócios. ““ Aposto “que “a TI construiu um sistema “para” o usuário, sem”, inclui-lo”. Forrester menciona uma organização com uma implantação bem sucedida que perceberam que deu errado, "tendo uma abordagem acadêmica para implantação com pouco envolvimento do usuário." A boa notícia é que a empresa está agora repensando sua coordenação ECM para se concentrar em adoção e melhor alinhamento com o o negócio.
3-Cliente-Centrado gera Implantação. Implantação de software Agile é um conjunto de métodos e ferramentas com os requisitos e soluções que evoluem através de colaborações entre equipes funcionais cruzadas. Em poucas palavras, Agile promove implantações de clientes adaptativos por interações de implantações de produtos mostrados para o cliente. A beleza é que o usuário não é forçado a usar uma implementação ECM em que não têm facilidade. O usuário torna-se parte do processo de desenvolvimento de requisitos e os participantes no processo de revisão. Forrester cita um inquirido, que reconhece, "Na mudança do cachoeira para Agile, os companheiros de equipe do projeto ECM coloca-se na pele do usuário final, que os ajuda a repensar os seus desafios de adoção." Agile está crescendo em popularidade, Forrester cita que 65 % dos entrevistados começaram a usar algum aspecto de abordagens ágeis. Além disso, Agile traz uma perspectiva centrada no usuário para implantação ECM que irá aumentar a adoção do usuário e garantir o sucesso do sistema.
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