Estudos têm demonstrado que ter uma estratégia formal de gerenciamento de projeto tem uma correlação direta com o êxito na implantação do sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo ECM. Em um post anterior, exploramos um estudo da Forrester Research que ligava o gerenciamento de projeto e a agilidade do gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) e as implantações com índices de satisfação elevado de usuários. Outra abordagem de gerenciamento de projeto interativo que funciona bem para implantações de um ECM bem sucedidos.

Lean e Toyota:
Da Produção de Produtos para Gerenciamento de Produtos

Originalmente, Lean cresceu a partir do projeto Toyota Automatic Loom Works. Quando a Toyota começou a desenvolver carros, havia uma enorme diferença entre os mercados de automóveis japoneses e norte-americanos. Na época, a Toyota tinha muito poucos engenheiros e muito pouca experiência. A empresa percebeu que seria necessário conhecimento e habilidade alem de conjuntos específicos, a fim de desenvolver carros para o mercado norte-americano, então eles começaram uma série de experimentos. Este conhecimento adquirido foi documentado.

O termo Lean foi usado pela primeira vez pela Toyota e seu Engenheiro de Qualidade John Krafcik em 1988. Lean é focada em obter as coisas certas, no lugar certo, no momento certo, minimizando ruídos de comunicação e tende a ser flexível nas as mudanças. O conjunto de ferramentas do Lean foi inicialmente utilizada para a produção do produto. Mais tarde, na década de 1990, foi adaptado para o desenvolvimento do produto. Hoje, os departamentos de TI inovados usam o Lean para o produto interno, implantação e gerenciamento, baseado em o que é onde e onde são frequentemente encontrados.

Lean e ECM

Lean enfatiza a experiência do cliente com o produto. Isso os torna particularmente eficaz para novas implantações de ECM onde as empresas estão substituindo sistemas ECM por estarem lutando com a adoção pelo usuário e as questões de satisfação. Existem quatro principais lições a partir do conjunto de ferramentas do Lean que são especialmente relevantes para as implantações de ECM:

1. A principal razão é porque eles atendem as necessidades dos clientes de uma forma que é melhor do que as alternativas.. Por exemplo, os departamentos de TI pegam o pessoal usando aplicativos de compartilhamento de arquivos em vez do sistema de ECM da empresa. Francamente, esses funcionários usam seus aplicativos de compartilhamento de arquivos pessoais, porque eles são fáceis de usar e alguns sistema ECM não são. Se os usuários não gostam de seu sistema, eles vão encontrar uma alternativa, que é fornecido pela empresa ou não.
2. Concentre-se no "o quê." que descreve os benefícios que a implantação dá ao cliente e o que esses benefícios permitem aos usuário realizar. Com uma implementação ECM, "o que" poderia ser a "capacidade de encontrar uma fatura em menos de 10 segundos", ou, "os meios de acessar a todos os documentos relacionados com o projecto JL Picard."
3. Desenvolver pessoas. A pessoa é uma descrição exata do usuário e o que ele ou ela deseja realizar. O propósito de uma pessoa é criar representações realistas de seu cliente. Pessoas são muitas vezes referidos como "papéis." Uma boa maneira de classificar pessoa é por departamento e hierarquia. Por exemplo, uma assistente de contabilidade tem um papel muito diferente do que um gerente de vendas. Eles irão apresentar o projeto JL Picard de acordo com a sua função. O secretário de contabilidade está preocupado com AR para que essa pessoa queira acessar e participar de fluxos de trabalho usando documentos como ordens de compra, cheques e faturas. O gerente de vendas precisa ter acesso a alguns desses documentos e fluxos de trabalhos, mas também requer o envolvimento nos processos de cotação, RFP e contratantes. Sistemas ECM modernos permitem que as organizações tenham acesso facil, segurança e fluxos de trabalho de acordo com estas pessoas.
4. Escrever uma história com o usuários. Embora muitas organizações desenvolvem pessoas, muitos não constroem histórias com os usuários. Este é um erro grave, histórias com usuários são a única e a melhor maneira de comunicar e contar a "história" sobre o produto de uma forma que todos entendam. Uma história de usuário bem escrita segue este tipo de formato: "Como um (tipo de usuário), eu quero (fazer algo), de modo que eu possa (resultado desejado)." Parte da história de usuário serve para o gerente de vendas poder ler, "Como gerente de vendas, eu quero ver e aprovar respostas RFP antes de serem apresentadas, para que eu possa evitar erros nos preços." o departamento de TI, então, emprega a história do usuário para personalizar um workflow de aprovação RFP ou ECM para alcançar este objetivo.

Como as organizações lutam para gerir as suas implementações de informação que crescem em complexidade, é importante o uso de uma metodologia formal de gestão de projetos para garantir implementações bem-sucedidas. metodologias de gerenciamento de projetos iterativos, com  agilidade ajuda as organizações a aumentar a satisfação do usuário e evitar desperdícios de valiosos recursos de TI.

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