"A única coisa que as pessoas queixam-se mais do que o status quo( no mesmo estado que antes) são as mudanças."
Eu ouvi isso duas vezes na semana passada, em dois eventos diferentes - uma vez de Madeleine Albright, em referência à globalização, e novamente a partir de um perito da indústria de TI em referência aos processos de negócios. Não tenho a pretensão de ter soluções para os problemas criados pela globalização, mas eu tenho alguma experiência com a mudança de processos de negócios.
Se você é responsável pela introdução de um processo de mudança disruptiva em sua organização, as chances são que você saiba toda a história: o que levou a necessidade de mudança?,o que escolheu o novo processo ou sistema?, quais os fatores que levou a escolhê-lo?, como ele afeta cada função? , quando ele será lançado?, qual o resultado esperado? , como o novo sistema irá beneficiar a organização?. Quando tiver sido imersos em algo por meses, é difícil lembrar que as pessoas que irão utilizar o novo processo não sabe o que você sabe.
Adquirida pela BigCo: Um Estudo de Caso muito curto, em Gestão da Mudança
Anos atrás, eu estava envolvido na aquisição de uma pequena empresa de sistemas de segurança (vou referir a eles como "SmallCo") por um grande contratante do governo ("BigCo"). SmallCo fez um monte de compras de equipamentos, e tinha um sistema de aquisição simples, mas eficaz, que levou menos de 15 minutos a partir do momento em que o gerente de projeto apresentou uma requisição para emissão de uma ordem de compra para o fornecedor. Uma vez BigCo assumiu aquisição e enviou um comprador BigCo-treinados para trabalhar com SmallCo, o ciclo de compras tornou-se, pelo menos, três dias e até duas semanas para grandes compras. O Trabalho abrandou, a equipe do projeto estava bravo com BigCo para instituir este novo processo, mais lento, enquanto BigCo não tinha idéia de por que a produtividade estava se arrastando.
Comece com o porquê
BigCo não entendeu que os acordos de negociante garantiam melhor preço, para que o novo protetor atravessasse os movimentos de obter orçamentos competitivos em tudo. A equipe do projeto não entendeu os requisitos detalhados relativos aos contratos públicos que BigCo foi contratado, e por isso era importante. Portanto, trouxe todos juntos e passaram pelo processo antigo e o novo processo, olhando para cada etapa e explicando onde as diferenças eram e por que importava. Compras nunca foram tão rápido como antes, mas, pelo menos, todo mundo estava falando a mesma língua, e sentiram como se estivessem no mesmo time.
Quando o novo processo não beneficia um participante diretamente, certifique-se de explicar como é que pode beneficiar a organização como um todo.
Entenda Perspectiva
BigCo viu o Sistema de Aquisição de SmallCo fora das conformidades e demasiadamente simples. A equipe do projeto viu o Sistema de Aquisição de BigCo como ridiculamente top e pesado. Ambos estavam certos, e ambos errados. Cada sistema foi devidamente projetado e executado para seu próprio ambiente, mas não para o outros ambientes. Uma vez que todos entenderam esse conceito, eles poderiam ter passado grousing sobre os sistemas e se concentrar em trabalhar o sistema para fazer o trabalho mais rápido.
Aceitar a mudança como uma nova forma de produzir.
Tornar mais fácil
Nós quebramos o processo de aquisição BigCo e descobrimos que a maior parte da desaceleração foi causada por exigência do comprador para obter três orçamentos competitivos para cada compra. Pode-se pular este passo se a equipe do projeto anexado tiver uma justificação de fonte única para a sua requisição. Então fizemos um curto seminário sobre justificativas de fonte única e demos aos gerentes do projeto um modelo compatível e fácil de usar que poderiam completar para cada requisição.
Procure maneiras de simplificar novas exigências e reduzir a carga de aprendizagem.
Parte do trabalho
No Tagence, apoiamos os esforços de gerenciamento de mudança de nossos clientes como uma parte central do nosso papel na implantação de um novo sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo. Nós realizamos oficinas de pré-implantação para as partes interessadas para obter uma compreensão multifacetada dos problemas de negócios a ser resolvido, o "antes" do estado e do estado "desejado", e como o novo sistema iria interagir com outros sistemas e grupos dentro da organização . Durante a implantação, criamos especificos cartões de referência rápidos e arquivos de ajuda, realizamos sessões de treinamento formal no local e fizemos muitos coaching individual .
Gestão bem sucedida mudança de processo requer um planejamento cuidadoso, a escolha certa de sistemas e processos, envolvimento das partes interessadas, a abundância de treinamento e três vezes mais a comunicação como você acha que precisa fazer. Basta ter em mente que não importa o quão bem você executa um projeto, você ainda vai ouvir reclamações, depois de tudo, ainda é uma mudança, e a única coisa que as pessoas queixam-se mais do que o status quo é a mudança.
Se você estiver interessado em aprender mais sobre gestão da mudança confira este post no blog de M-Files Gerente de Produto, Chris Davidson.
Olá como podemos ajudar? 
